NLDC 2014 Master Packet_Final.pdf Aug. 2014 | Page 19

Some Things That Every Vice President Should Know
● Never start a meeting without an agenda ­ a list of things to be covered by the meeting. An agenda
lays out a schedule of important items, saves time and maintains the fluidity of a meeting.
● Always start a meeting on time. If people expect you to start late, you will start late resulting in a
waste of time for you and the people who showed up on time.
● State the purpose of the meeting at the beginning. Odd as it may seem, brothers of a meeting do
not always know why they are there. Informing them of the purposes help them concentrate on
what the meeting is to accomplish. Also, it helps in directing their thinking.
● Keep the meeting moving. Just as a meeting is seldom any better than its chair, so it is seldom any
23

●
●
●
●
●

●
●
●
●

more productive than the interest of it participating brother. Interest tags when action tags. While
chairing a meeting, keep it moving.
Speak clearly. The chair has the agenda and know what it’s all about. If the chair cannot be heard,
nothing can be accomplished. Insist in order.
Maintain the platform and manage speakers. No brother is to talk out of turn. This helps limit
interruptions and full transparency of information.
Avoid talking to individuals without talk to the Group/Chapter. Side conversations between the chair
and brother disrupt the meeting.
Keep the speaker talking clearly and audibly. If a brother asks for the floor and it given it, it is up to
the chair to see that proper use is made of it.
Sum up what the brother has said and state a decision. Not all brothers will be good at expressing
themselves. It is up to the presiding officer to determine what they have said and whether or not it
has been understood ­ and get the decision of all brothers on the topic.
Stop aimless discussion and circumvention. Form a committee through electing brothers or
appointment of brothers.
Keep control of the meeting at all times without stifling free comments. Invite (constructive)
criticism and disagreement. Also, ask for support and clarification of issues.
Don’t argue with the speaker. Ask questions if necessary, but remember ­ the chair is supposed to
be neutral. No matter how ardent the feeling, let the group make the decision.
Be aware of the brothers’ comfort of the discussion. Check at the end of the meeting to see if every
brother feels that the particular subjects of the meeting have been adequately covered. It is the duty
of the chair to see that sound and just decisions are reached.
Guide for Chapter Secretaries

I. Role of the Secretary
The role of the secretary is to maintain the records of the chapter, render assistance to the
presiding officer, and explain the pending business when called upon. The secretary shall be the
custodian of the chapter constitution and bylaws and must also act as the parliamentarian for the
chapter. Furthermore, the secretary shall preside over an official meeting, should the president and
vice president be absent.
II. Duties of the Secretary
The specific duties of the secretary are to:
a. Maintain accurate written records (minutes) of any and all proceedings of the chapter.
b. Prepare and arrange the agenda for all official meetings.
c. Process the general correspondence for the chapter and send out notices of
meetings.
d. Compile and maintain the official chapter membership roster.
e. Keep an accurate database of chapter alumni.
f. Ensure all official meetings meet quorum and follow Parliamentary Procedure.
g. Have the bylaws and all standing rules, as well as the constitution and the agenda
available at each meeting.

Requirements:

A Guide For Chapter Intake Director
NATIONAL LEADERSHIP DEVELOPMENT CONFERENCE 2014 19