Mi primera revista ORGANIZAR EVENTOS CAPITULOS.output | Page 114

• Siempre será un número impar.
LOGÍSTICA DEL EVENTO
Sonido
• Determinar si el evento se realizara al aire libre o en
un ambiente cerrado
• Hacer pruebas de sonido antes de iniciar
Tarima
Debe cumplir con las expectativas del espacio
Ayudas Audiovisuales
• Conocer el tipo de ayudas audiovisuales de los
expositores
• Hacer pruebas antes de iniciar
• Si se utiliza un video beam no es pertinente hacer
uso de este en espacios abiertos a la luz de día
Sillas, Mesas y Manteles
• Conocer el número de invitados
• Determinar la distribución de las mesas y sillas
según la actividad que se realizara
Flores
Se utilizan para decorar el lugar del evento
Invitaciones
El diseño escogido debe ser aprobado por el comité de
relaciones públicas y protocolo
Deben enviarse con 30 o 15 días de anticipación
Lista de invitados
Tener claro quiénes van a ser invitados al evento
Confirmar la recepción de la tarjeta
Confirmar la asistencia al evento
Transporte
Si los expositores o el público asistente lo requieren
Alimentación
Depende del horario, la duración del evento y la cantidad
de invitados
Equipos de comunicación
En caso de que el personal de logística lo requiera
Seguridad y equipos de emergencia
Esto se puede coordinar con la secretaria de seguridad
ciudadana
Material POP
Debe garantizarse la adecuada presencia institucional a
través de pendones, pasacalles, camisetas, gorras, etc.
En caso necesario, debe prepararse material de apoyo
(cartillas, volantes, etc.)
pág. 114