ManualD_MarlenMendoza_1AD PROYECTO DE ARCHIVÍSTICA | Page 9

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.
Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados
documentos o datos en los archivos
.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y sub-series respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado
de conceptuar sobre:
 el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de
las privadas que cumplen funciones públicas.
 la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental
 La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.