ManualD_MarlenMendoza_1AD PROYECTO DE ARCHIVÍSTICA | Page 10

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de
orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la
información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadernillo: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado
por la costura de uno o varios cuadernillos.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subsidies documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración
y
conservación
de
los
mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
D
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la
cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su
posterior eliminación.
Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que
consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo
resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se
utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información.