Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
D
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y / o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica( Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.