Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las
unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que
debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Colección documental: Conjunto de documentos reunidos según criterios
subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los
principios de respeto a la procedencia y al orden original.
Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos,
encargado de conceptuar sobre:
el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de
las privadas que cumplen funciones públicas.
la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración
documental
La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas
de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
Copia: Reproducción exacta de un documento.