Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos
debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales
que los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del