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elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
TOMO: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse
los documentos de cierta extensión.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión
al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
U
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Unidad técnico-operativa de una institución.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
V
VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
entidad pública o privada.
VALOR FISCAL: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
VALOR HISTÓRICO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción
de la memoria de una comunidad.