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P
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y
sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
PROTOCOLO: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que
los escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual
las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito
de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por
una persona natural o jurídica.
RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.