Producción documental:
Generación de documentos hecha por
las instituciones en cumplimiento de sus
funciones. Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico
de entrada, de documentos
provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Protocolo: Reglamento de archivo:
Serie ordenada de escrituras originales
y otros documentos notariales que los
escribanos y notarios autorizan con
formalidades. Instrumento que señala los lineamientos
administrativos y técnicos que regulan la
función archivística en una entidad.
Reprografía:
R
Radicación de comunicaciones
oficiales:
Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo
o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca
la ley.
Conjunto de técnicas, como la
fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que
permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental:
Plazo que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión o
en el archivo central, tal como se
consigna en la tabla de retención
documental.
Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación
y control que una institución debe
realizar para la admisión de los
documentos que le son remitidos por
una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos:
Acción y efecto de obtener, por medio
de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
Registro de ingreso de documentos:
S
Sección:
En la estructura archivística, unidad
administrativa productora de
documentos.
Serie documental:
Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.