Principio de procedencia: Se trata de un
principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución y
sus dependencias no deben mezclarse con
los de otras.
Producción documental: Generación de
documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras
originales y otros documentos notariales que
los escribanos y notarios autorizan con
formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo a
las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los
términos de vencimiento que establezca la
ley.
Recepción de documentos: Conjunto de
operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y
efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia todas
las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la
persona y/o entidad remitente o destinataria,
nombre o código de la dependencia
competente, número de radicación, nombre
del funcionario responsable del trámite y
tiempo de respuesta (si lo amerita), entre
otros.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de
entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas
naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que
señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística
en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la
fotografía, el fotocopiado, la microfilmación
y la digitalización, que permiten copiar o
duplicar documentos originalmente
consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los
documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retención
documental.
S
Sección: En la estructura archivística,
unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental: Disposición final
señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el
archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter
representativo para su conservación
permanente.
Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido