Código : Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad .
Colección documental : Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos y que por lo tanto no tiene una estructura orgánica ni responde a los principios de respeto a la procedencia y al orden original .
Comité de archivo : Grupo asesor de la alta Dirección , responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas , definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos .
Conservación de documentos : Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo .
Consulta de documentos : Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen .
Copia : Reproducción exacta de un documento .
Copia autenticada : Reproducción de un documento , expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original .
Copia de seguridad : Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo .
Cuadro de clasificación : Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales .
Custodia de documentos : Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona , que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos , cualquiera que sea su titularidad .
Depósito de archivo : Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo .
Depuración : Operación , dada en la fase de organización de documentos , por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios , para su posterior eliminación .
Deterioro : Alteración o degradación de las propiedades físicas , químicas y / o mecánicas de un material , causada por envejecimiento natural u otros factores .