Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y
otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores
primarios.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Empaste: Técnica mediante la cual se agrupan folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama “legajo”.
Encuadernación: Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.
Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.