COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de
conceptuar sobre:
• el valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas
que cumplen funciones públicas.
• la eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental
• La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de
deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
COPIA: Reproducción exacta de un documento.
COPIA AUTENTICADA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el
funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
COPIA DE SEGURIDAD: Copia de un documento realizada para conservar la información
contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.
CUADERNILLO: Conjunto de folios plegados por la mitad. Un libro puede estar formado
por la costura de uno o varios cuadernillos.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y
subsecciones y las series y subseries documentales.
CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y
conservación de los mismos cualquiera que tenga titulación.