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MANUAL DIGITAL
Radicación de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las
entidades asignan un número consecutivo
a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha
y hora de recibo o de envío, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Recepción de documentos: Conjunto de
operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o
jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y
efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos
requeridos.
Registro de comunicaciones oficiales:
Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos
como: nombre de la persona y/o entidad
remitente o destinataria, nombre o código
de la dependencia competente, número de
radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.
Registro de ingreso de documentos:
Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de
entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas
naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que
señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística
en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como
la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que
permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Retención documental: Plazo que los
documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Sección: En la estructura archivística,
unidad administrativa productora de
documentos.
Selección documental: Disposición final
señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el
archivo central con el fin de escoger una
muestra de documentos de carácter
representativo para su conservación
permanente.
Serie documental: Conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo
órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación
convencional que señala la ubicación de
una unidad de conservación en el depósito
y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación:
Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el
mantenimiento adecuado de los
documentos, garantizando su integridad