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Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos
de consulta, los documentos requeridos.
Registro de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias,
instituciones o personas naturales.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos
que regulan la función archivística en una entidad.
Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y
la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de
gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
S
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.
Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad
de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación
que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad
física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí
que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.