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Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se
usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos
o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación
y la descripción de los documentos de una institución.
P
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o
cultural.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por
el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias
no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
Protocolo: Serie ordenada de escrituras originales y otros documentos notariales que los
escribanos y notarios autorizan con formalidades.
R
Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite
y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.