manual digital MANUAL DIGITAL CORRECCION PDF | Page 23

TERMINOLOGÍA DE ARCHIVÍSTICA
Dependencias no deben mezclarse
con los de otras.
REGISTRO DE COMUNICACIONES
OFICIALES:
Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de
correspondencia
todas
las
comunicaciones
producidas
o
recibidas, registrando datos como:
nombre de la persona y/o entidad
remitente o destinataria, nombre o
código
de
la
dependencia
competente, número de radicación,
nombre del funcionario responsable
del trámite y tiempo de respuesta (si
lo amerita), entre otros.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL:
Generación de documentos hecha
por las instituciones en cumplimiento
de sus funciones.
PROTOCOLO:
Serie
ordenada
de
escrituras
originales
y otros documentos
notariales que los escribanos y
notarios autorizan con formalidades.
RADICACIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES:
Procedimiento por medio del cual las
entidades
asignan
un
número
consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los
términos
de
vencimiento
que
establezca la ley.
REGISTRO DE INGRESO DE
DOCUMENTOS: Instrumento que
controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de
entrada, de documentos provenientes
de dependencias, instituciones o
personas naturales.
REGLAMENTO DE ARCHIVO:
Instrumento
que
señala
los
lineamientos
administrativos
y
técnicos que regulan la función
archivística en una entidad.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
Conjunto
de
operaciones
de
verificación y control que una
institución debe realizar para la
admisión de los documentos que le
son remitidos por una persona natural
o jurídica.
REPROGRAFÍA:
Conjunto de técnicas, como la
fotografía,
el
fotocopiado,
la
microfilmación y la digitalización, que
permiten
copiar
o
duplicar
documentos
originalmente
consignados en papel.
RECUPERACIÓN DE
DOCUMENTOS:
Acción y efecto de obtener, por medio
de los instrumentos de consulta, los
documentos requeridos.
RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Plazo que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión
o en el archivo central, tal como se
12