Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Diplomática documental: Disciplina que estudia las características internas y externas
de los documentos conforme a las reglas formales que rigen su elaboración, con el objeto
de evidenciar la evolución de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes
para la historia.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o
tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación,
selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la
perdurabilidad de la información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
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