Diario de recibos de efectivo Registrar la cantidad total de dinero ( efectivo o cheques ) el día en que se recibe ; también se debe identificar la fuente de cada monto , es decir , contribuciones , subvenciones , venta de publicidad , etc .
Diario de desembolsos en efectivo Registrar todos los desembolsos de cada cuenta bancaria . Los desembolsos realizados por cheque deben registrarse con el número , la fecha , el beneficiario ( a quién se le entrega el cheque ) y el monto del cheque , así como el propósito del desembolso . Para las cuentas de ahorro sin cheques preimpresos , se debe registrar la fecha del retiro , el monto y el propósito ( uso ) de los fondos . Fotocopiar el comprobante de retiro y archivarlo con el diario de recibos de efectivo para crear un registro de quién retiró el dinero .
II . Libro mayor Las asociaciones con muchas fuentes diferentes de ingresos o muchas categorías diferentes de desembolsos , particularmente aquellas que reciben subvenciones por parte de fundaciones que restringen el uso de ese dinero , pueden necesitar establecer un libro mayor . El libro mayor es esencial para una organización que desea utilizar la base de devengo de la contabilidad que registra los montos adeudados a la organización ( cuentas por cobrar ) y los montos adeudados por la organización ( cuentas por pagar ). Si cree que su asociación necesita un libro mayor o tiene cuentas por pagar o por cobrar considerables , puede optar por buscar la ayuda de un contador capacitado para configurar su sistema .
El tesorero u otra persona designada debe preparar un informe financiero escrito para cada reunión de la junta . El informe debe presentar los resultados de la actividad de cada mes . Como mínimo , el informe debe incluir los siguientes elementos :
❖ efectivo disponible al comienzo de cada mes ;
❖ ingresos totales durante cada mes ( desglosados por fuente );
❖ desembolsos totales durante cada mes ( desglosados por tipo : franqueo , insumos , imprenta , etc .);
❖ efectivo disponible al final del mes .
A medida que la organización crece , se puede optar por utilizar un formato más estándar para los informes financieros , como el balance general y las declaraciones de apoyo financiero , ingresos y gastos . También debería comparar los fondos recibidos y desembolsados respecto del presupuesto adoptado por su junta . Incluso en una organización muy pequeña , es esencial que la conciliación bancaria esté disponible para demostrar que la cantidad de efectivo reportada en el estado financiero al final de cada mes coincide con el estado de cuenta bancario conciliado . La conciliación implica ajustar el saldo bancario en función de los cheques y depósitos pendientes . Si nadie en la organización conoce cómo realizar una conciliación bancaria , se puede recurrir a un contador o tenedor de libros para que le enseñe al tesorero un método simple para hacerla .
Manual de organización vecinal . Arlington , Texas 16