CÓMO PREPARAR SU PRIMERA REUNIÓN VECINAL .
La reunión de planificación original fue solo un trampolín para esta reunión . Este es el momento de que sus sueños y su arduo trabajo se hagan realidad . La primera reunión será una de las más importantes para su nuevo grupo .
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Promocione la reunión . Use volantes , anuncios o artículos en periódicos para llamar la atención sobre el problema y la razón de la reunión . De ser posible , organice un grupo de voluntarios para recorrer los domicilios del vecindario , conocer a los residentes e invitarlos a la reunión .
Póngase en contacto con los funcionarios electos . Invite a los funcionarios electos , al personal del Programa de Participación Vecinal y a los organizadores de Vigilancia Comunitaria a la reunión para explicar qué servicios están disponibles para los vecindarios organizados y compartir sugerencias que permitan la exitosa cooperación .
De ser necesario , convoque a oradores externos . Hay oradores locales disponibles para acudir a la asociación vecinal si se lo solicita . Podrían ser miembros activos de otros grupos vecinales o miembros del personal de la Ciudad de Arlington u otras agencias comunitarias .
Redacte actas en todas las reuniones . Se debe decidir cuál de las personas del grupo se encargará de tomar nota para el acta .
Deberá conservarse una copia de las actas de todas las reuniones . Generalmente , el secretario de la organización debe encargarse de esta tarea ( consulte el siguiente capítulo para obtener las descripciones de cada puesto ).
En el futuro , se puede usar un resumen de la primera reunión como la base de un boletín informativo vecinal . Haga todo lo posible para demostrar que la opinión de cada asistente fue escuchada y registrada .
Agende la próxima reunión : No permita que la gente salga de una reunión sin conocimiento acerca de la próxima reunión . Se debe decidir :
• ¿ Cuándo se realizará ?
• ¿ Dónde ?
• ¿ Cómo se anunciará ?
Qué se debe evitar :
❖ Durante las reuniones generales , evite pasar demasiado tiempo intentando resolver problemas de organización . En cambio , considere la posibilidad de establecer comités para discutir y ofrecer soluciones al grupo general .
❖ Se debe desalentar la formación de grupos cerrados entre los participantes que excluyan la participación , la toma de decisiones y la ejecución de los objetivos por parte de otras personas . En su lugar , incluya a los recién llegados desde el principio , aproveche las habilidades de otras personas y delegue autoridad .
❖ Evite ejercer el liderazgo y la toma de decisiones de manera no democrática . Recuerde que las personas solo participan cuando se sienten apoyadas , valoradas y parte de una causa que vale la pena .
Manual de organización vecinal . Arlington , Texas 7