Manual de Administración Deportiva 2014 | Page 173
Es importante tener un buen registro de lo que ha ocurrido durante una reunión. Las actas son importantes
porque:
•
Son un registro autentificado de las reuniones.
•
Son la base de cualquier acción que se emprenda a raíz de las decisiones adoptadas durante la
reunión.
•
Son puntos de referencia importantes para una organización.
•
Representan un importante registro histórico y de archivo para la organización.
SECCIÓN III
C. ACTAS DE LAS REUNIONES
Las actas de las reuniones deberían incluir:
•
El encabezamiento, que incluye la fecha, el lugar y el nombre de la organización y del comité.
•
La lista de asistentes.
•
La lista de los que se han excusado su asistencia y de los que han llegado con retraso.
•
La ratificación de actas anteriores con todas las enmiendas debidamente registradas.
•
Las cuestiones que surjan.
•
Los temas debatidos en el orden en que se debatieron.
•
La fecha de la próxima reunión.
•
Una lista de actividades que deberán realizarse.
Antes de su distribución, las actas deberían ser revisadas y aprobadas por la persona que presidió la reunión.
Posteriormente, dichas actas deben distribuirse a todos los que deberían tener acceso a la información.
Es importante archivar correctamente las actas y toda la documentación relacionada con las reuniones
a fin de poder hacer un seguimiento de cualquier información cuando sea necesario y de garantizar la
transferencia continua y adecuada de la información.
D. PREGUNTAS
1. ¿Hasta qué punto son eficaces las reuniones en su organización?
2. ¿Cómo pueden mejorarse?
© 2011 / Comité Olímpico Internacional (COI) / VANDORY, Martin
M A N U A L D E A D M I N I S T R A C I Ó N D E P O R T I VA
173