Manual de Administración Deportiva 2014 | Page 172

A. INTRODUCCIÓN Todas las organizaciones deportivas convocan reuniones por un motivo u otro, como reuniones de los comités o asambleas generales, así como reuniones informales e internas con los voluntarios, entrenadores y atletas. La manera en que se lleve a cabo la reunión dependerá del objetivo de la misma y, en gran medida, del grado de formalidad. Las reuniones formales tendrán probablemente una estructura y un proceso establecidos, mientras que las reuniones informales se asemejarán a una conversación entre los participantes. ©Getty/Brian Bahr B. CONSEJOS PARA ORGANIZAR BUENAS REUNIONES Existen varios consejos que se pueden seguir para asegurarse de que cada reunión que organice sea un éxito: 172 • Tener una razón definida para cada reunión. Las reuniones sin un objetivo claro suponen una pérdida de tiempo para todo el mundo. • Examinar cada punto del orden del día antes de convocar la reunión. ¿Es posible tratar las cuestiones sin convocar la reunión? • Invitar a las reuniones únicamente a las personas a las que incumben los temas del orden del día. Cuanta más gente asista, más larga será la discusión y la reunión. • Asegurarse de que los participantes conocen el propósito de la reunión a tiempo para que puedan prepararse para ella. Procure que traigan todos los materiales pertinentes. • Escoger un lugar de reunión donde no haya interrupciones y donde la atmósfera sea agradable y cómoda. • Procurar que todo el mundo apague sus teléfonos móviles, ordenadores portátiles y otros dispositivos electrónicos. • Planear de antemano todo el material que se necesitará en la sala de reunión y asegurarse de que funciona correctamente. • Distribuir las mesas y las sillas para que todos los participantes puedan verse unos a otros. • Procurar dirigir la reunión de forma eficaz. • Empezar puntualment e, sin tener en cuenta a los que lleguen con retraso. Fomente la puntualidad anotando en el acta de la reunion no sólo los nombres de los presentes y ausentes, sino también los de aquellos que llegaron tarde. • Fijar un límite de tiempo para cada punto del orden del día y respetarlo. • Hacer que el redactor de actas se siente en un lugar donde pueda ver el rostro de todos los participantes.