Manual de Administración Deportiva 2014 | Page 155
SECCIÓN III
Existen dos tipos básicos de conferencia de prensa: aquellas que se convocan para anunciar una noticia
especial y aquellas que se utilizan para dar acceso a los medios de comunicación a personalidades que tienen
un interés periodístico particular. En ambos casos, la labor del periodista consiste en facilitar la comunicación
entre la fuente primaria, a saber, la autoridad relativa a la cuestión que se debe anunciar o la personalidad, y
los medios de comunicación.
El tamaño de la comunidad determina, en gran medida, lo que se considera de interés para organizar la
conferencia de prensa. La conferencia de prensa deberá convocarse la víspera de hacer pública la noticia, si
su principal objetivo son los periódicos, o el mismo día de anunciarla, si el objetivo es la televisión. Establezca
el período de tiempo para la prensa y los plazos para los medios de comunicación electrónicos antes de fijar
una hora para la conferencia. Por lo general, la mejor hora es antes del mediodía.
Instalaciones – Tenga en cuenta los requisitos técnicos de la televisión. Procure dejar suficiente espacio
para los fotógrafos, cámaras y equipos de radio. Organice la disposición física de manera que todos los
medios de comunicación puedan tener acceso a la autoridad o personalidad que va a dar la conferencia.
Basta con colocar una mesa frente al auditorio.
Documentación para los medios de comunicación – Se recomienda facilitar la documentación apropiada
sobre cualquier anuncio o acontecimiento de gran importancia. La carpeta con la documentación para los
medios de comunicación puede ser simple o llevar el logotipo de su organización. Lo más importante es
que la documentación contenga información útil. Dicha información debería incluir:
•
El texto de los discursos preparados que desea que se distribuyan.
•
Un comunicado de prensa adjunto que resuma lo más destacado del discurso.
•
Una hoja informativa – con datos biográficos sobre todas las personas o acontecimientos.
•
Fotografías de las personalidades o tomas de acción.
•
Un horario de acontecimientos y emplazamientos.
•
La identidad y participación de cada patrocinador.
•
Información general.
Materiales audiovisuales – Asegúrese de que dichos materiales están disponibles y funcionan correctamente.
Es cierto que los materiales audiovisuales ayudan a transmitir un mensaje, pero, por lo general, no sustituyen
a las personas.
Duración – Reduzca al máximo las introducciones y los discursos. Permita que los medios de comunicación
hagan preguntas. Cuando el ritmo de las preguntas empiece a disminuir o cuando estas se repitan, dé por
terminada la parte formal de la conferencia de prensa.
Muestre su talento – Sea imaginativo, capte la atención de los medios de comunicación; ofrézcales algo
de lo que quieran informar.
Tratar con los medios de comunicación conflictivos – Independientemente de su imparcialidad, dogmatismo
o cinismo, es importante intentar trabajar de manera positiva con todos los medios de comunicación.
Para ello, le recomendamos que proporcione información con exactitud, honestidad y puntualidad y que
facilite material útil. Mantener bien informados a sus portavoces ayudará también a garantizar que los
medios de comunicación reciben la información que su organización quiere transmitir. Asimismo, facilitar
el acceso a los atletas y a la información interesante fortalecerá su relación y confianza. Si una fuente
de comunicación o un periodista en particular se muestran injustamente críticos, hable directamente con
ellos sobre sus preocupaciones.
M A N U A L D E A D M I N I S T R A C I Ó N D E P O R T I VA
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