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Elemento que indica la ubicación de un
documento cuando se retira de su lugar, en caso de
salida para préstamo, consulta, conservación,
reproducción o reubicación y que puede contener notas
de referencias cruzadas.
Unidad documental simple originada
en una actividad administrativa, con diagramación,
formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática.
Unidad encuadernada o empastada, con
foliación propia, en que suelen dividirse
los
documentos de cierta extensión.
Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Es el paso de los documentos del archivo administrativo al archivo
Histórico.
Remisión de los documentos del archivo de gestión
al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
Unidad técnico-operativa de una institución.
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las
cajas, y los libros o tomos.
Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.