MANUAL ARCHIVISTICA MANUAL DE ARCHIVISTICA 1AD (1)M2 | Page 107

propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la ley.
Conjunto de operaciones de verificación y control
que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son
remitidos por una persona natural o jurídica.
Acción y efecto de obtener, por medio de los
instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes
de dependencias, instituciones o personas naturales.
Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la
microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos
originalmente consignados en papel.
Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de
documentos.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
: Identificación convencional que señala la ubicación de
una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.