INmagazine Sayı 6 (Nisan, Mayıs, Haziran) | Page 37
3
İhbar/Danışma Hattının
Tanıtımı Sağlanmalıdır:
Şirketlerde bir ihbar/danışma hattının olması,
çalışanların bunu hiçbir endişe duymadan ve rahatlıkla
kullanacağı anlamına gelmeyecektir. Bu tür çekinceleri
ortadan kaldırabilmek için yalnızca ihbar/danışma
hattını tanıtmak ile kalmayıp, bunun değerini, amacını
ve kurumun buna bağlılığını da ortaya koymak
gereklidir. Şirketler tüm çalışanlarını etik dışı ve yasal
olmayan eylemler hakkında da bilgilendirmelidir.
İhbar/danışma hattının, posterlerle, kartlarla, eğitimle
ve hatta YouTube videoları ile tanıtılması, ihbar/
danışma hattına önem verilmesini sağlayacaktır.
Şirketlerde çalışanların dört nesli kapsadığı
düşünüldüğünde, ihbar/danışma hattının tanıtılması
için birçok iletişim aracının bileşik bir şekilde
kullanılması gerektiği açıktır.
4
İhbar/Danışma Hattının Kullananlara
Tam Bir Koruma Sağlanmalıdır:
Çalışanlar, ihbarda bulundukları için misilleme,
intikam veya tacize maruz kalacaklarını
düşünüyorlarsa ihbar mekanizması iyi işlemiyor
demektir. Dolayısıyla, danışma/ihbar hattı üzerinden
veya doğrudan komuta zinciri veya etik ve uyum
departmanı üzerinden endişelerini
ihbar etmek isteyen çalışanlara güven vermek için
mutlaka bir misilleme yapmama/intikam almama
politikası oluşturulmalıdır.
İhbarın gizli veya anonim olması arasında bir
anlam farklılığı bulunmaktadır. Anonimlik, olay veya
konuyu ihbar eden kişinin kimliğinin korunması
anlamına gelmektedir. Gizlilik ise ihbar edilen bilginin
korunması anlamına gelir. İlk şikayetten, dağıtıma, üst
mercilere bildirme ve sonuçlandırmaya kadar olan
veri akışı sistemini oluşturmak, ihbar/danışma hattını
kurarken önceliklerden biri olmalıdır.
NELER İHBAR EDİLEBİLİR?
Aşağıdaki etik dışı veya yasal olmayan davranışlar
ihbar ve danışma hattının konusu olabilirler:
Yolsuzluk,
Rüşvet,
l İnsan hakları ihlali,
l Kaçak işçi çalıştırma,
l Sosyal ve mali hakları sağlamadan işçi çalıştırma,
l Vergi kaçakçılığı,
l Taciz, şiddet, dayak,
l Hissedarların (shareholders) haklarının ihlali,
l Paydaşların (stakeholders) haklarının ihlali,
l Organizasyon içinde çalışanlara yönelik kötü
muameleler (psikolojik şiddet, bullying vb.)
l
l
5
Veri Saklama ve Veri Akışı
Sistemleri Kurulmalıdır:
İhbar/danışma hattından alınan şikayetlerin saklanması için en temel kural,
saklama politikasını, kuruluşunuz tarafından alınan veya geliştirilen benzer
bilgiler için yansıtan saklama/yo k etme politikasıdır. Danışma/ihbar hattı
verileri için veri saklama gereksiniminin ne kadar sürmesi gerektiğini her
şirket kendi kurum kültürü çerçevesinde belirlemelidir.
Şirketin içinde ihbar/danışma hattı bildirimlerini ilk alacak ve gözden
geçirecek kişilerin belirlenmesi çok önemlidir. Bununla aynı öneme
sahip olan bir diğer unsur da, ihbar edilmiş konuları işaret eden veya üst
mercilere bildirmeyi gerektiren kriterlerin, değerlerin ve göstergelerin bir
standardının oluşturulmasıdır.
İhbar /danışma hattı şikâyetlerinizin sınıflandırılmasından sorumlu
bireylerin seçimi, eğitimi ve bu kişilerle işbirliği belki de hattı uygulamaya
geçirme sürecindeki en önemli faaliyetlerinden biridir.
Şikayetlerin çözümlenmesi ve olayın bir karara bağlanması için bir takım
adımları veya kılavuzları belirlemek gerekir. Bunlardan ilki, ihbar edilen
bilginin incelenmesi için, bu bilginin alınma tarihinden itibaren bir süre
belirlemektir. Bundan sonraki adım, ihbar edilen olay veya konular
arasında öncelik belirlemek olacaktır.
İhbar edilen konunun sonuçlandırılmasının takibi, yalnızca olayın
kapatılıp kapatılmadığının kontrolü olmamalı, ayrıca nasıl çözüldüğünü de
içermelidir.
6
İhbar/Danışma Hattının
Kullanılması Teşvik Edilmelidir:
Taciz, mobbing, müşteri dolandırıcılığı veya fiyat belirleme gibi faaliyetlere
tanık olan çalışanların bunu yönetime veya şirketin danışma/ihbar hattına
bildirmeleri gerekmektedir. Ancak çoğu kişinin herhangi bir suiistimale
tanık olduğunda bunu misilleme korkuları veya bir şeyin yapılmayacağına
dair inançlarından dolayı ihbar etmedikleri bilinmektedir. Oysa bu vakaları
gündeme getirenler, muhtemelen zarara yol açacak suiistimali ortaya
çıkararak gerek işverenlerine, gerek ise genel olarak topluma büyük yarar
sağlayabilirler. Dolayısıyla, çalışanlara erişmek ve onları ihbar etmeye teşvik
etmek son derece önemlidir.
Danışmaihbar mekanizmaları için en önemli tartışmalardan biri de
kurumların ihbarcılara ödül vermesinin doğru olup olmadığıdır. İhbarcıların
ödüllendirilmesinin arkasında yatan düşünce, şirketlerin, çalışanlarının
etik ve uyum ihlallerine karşı tetikte olmalarına ve doğru olmayan bir şey
gördüklerinde bunu gündeme getirmelerine teşvik edilmek istemeleridir.
Bu noktada asıl korkulan husus, böyle bir ödüllendirme sistemini
çalışanların morali üzerinde belirgin bir olumsuz etkiye sahip olması, bir
kelle avcısı imajı yaratmasıdır. Çalışanların devamlı olarak onları birilerinin
izlediğini düşünmeleri ve kendilerini kimin izlediğini anlayabilmek için
sürekli tetikte olmaları, şirketlerin yaratmaya çalıştığı ekip ruhu anlayışını
zedeleyebilir.
Aynı pozisyonlara yükselmeyi bekleyenlerin birbirleri aleyhine kanıt
aramaları ve ilk fırsatta da bu kanıtları kullanmaya çalışmaları şirketlerin
faydasına olmayabilir. Böyle bir güvensizlik ortamında şirket çalışanları
birbirleri ile önemli bilgileri paylaşmayabilirler.
Bu tür tehlikeler yüzünden şirket kültürünün böyle bir ödül sistemini
destekleyip desteklemeyeceğini veya sistemin bir ödül avı haline gelip
muhtemelen bütün programı baltalama riskinin olup olmadığının kesin
olarak öğrenilmesi gerekir.
35