ALET ÇANTASI
İhbar / Danışma Hattı Politikaları
Etik ve uyum yöneticisinin alet çantası gerçekten geniş olmalı . Bu sayıda çantamızdan İhbar / Danışma Hattı oluştururken dikkat edilmesi gereken ana politikaları çıkarıyor ve enine boyuna inceliyoruz …
Yazı : Ali Cem GÜLMEN
34
Bildiğimiz gibi İhbarcı ( Whistleblower ) özel veya kamu kurumu içinde yasa dışı , etik olmayan ve yanlış olarak kabul edilen faaliyetlerin ifşa edilmesini sağlayan kişiye verilen isim . Gerçekleştiği iddia edilen suiistimaller farklı şekillerde ortaya çıkabiliyor : Mevzuatın , şirket politikasının ihlali veya kamu çıkarına veya ulusal güvenliğe tehdit ( dolandırıcılık , casusluk veya yolsuzluk vb .) ( 1 ). ABD ’ de şirketlerin üçte ikisinin suiistimallerden etkilendiği ve her yıl gelirlerinin % 1,2 ’ sini bu yolla kaybettikleri ortaya çıkmış durumda . Suiistimaller yüzünden itibar kaybı , savunma masrafları gibi dolaylı zararlar da bu kaybın içinde değil . Bu doğrultuda ihbar ve danışma hatlarının bir şirketin yolsuzluklarla mücadelesinde en kritik bileşenlerinden biri olduğunu rahatça söyleyebiliriz . Şirketlerde yaşanan bu tür suiistimallerin ortaya çıkarılmasında ihbar / danışma hatları büyük öneme sahiptir . Kurumların ifşa edilme endişelerini çözmek için sahip oldukları sistemlere farklı isimler verilse de ( Muhbirlik , İhbar Sistemi , Konuşmak , Açık Kapı Politikası ) hepsinde amaç aynıdır . Bu tür sistemlerin etik dışı davranışlar hakkında ipuçları elde edebilmek için en etkili yöntemlerden biri olduğu çeşitli örneklerde açık bir şekilde görülebilir . Bu doğrultuda “ danışma / ihbar hatları ” kamu ve özel şirketler ile kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için zaman içinde en iyi uygulama standardı haline gelmiş durumda . Günümüzde danışma / ihbar hattı şikayetleri sadece etik dışı veya yasal olmayan uygulamalar veya davranışlar ile sınırlı kalmıyor . Artık çalışan veya diğer paydaşlar danışma / ihbar hatlarına etik veya hukuki açıdan bir ikilemde kaldıklarında kendi muhtemel eylemleri hakkında da danışabiliyorlar . Şimdi gelin altı başlık altında bir şirketin İhbar / Danışma Hattı oluştururken atması gereken adımları ele alalım …
( 1 ) Vandekerckhove , Wim ( 2006 ). Whistleblowing and Organizational Social Responsibility : A Global Assessment . Ashgate
Şirketin Etik ve Uyum Programının
1 Ayrılmaz Bir Parçası Olmalıdır :
Bir ihbar / danışma hattının etkili olabilmesi , şirketin etik ve uyum programının ne kadar önemli bir bileşeni olduğuna göbekten bağlıdır . İhbar ve danışma mekanizmaları , şirketlerde meydana gelen etik dışı ve yasal olmayan faaliyetlerin ortaya çıkmasını kolaylaştırır . O kadar ki danışma / ihbar hattı olan şirketlerde suiistimallerin ortaya çıkma oranı yarı yarıya iken olmayan şirketlerde bu olasılık üçte bire kadar düşebilmektedir . Bu yüzden şirketler etik ve uyum programlarını gözden geçirmeli ve ihbar / danışma hatlarını mutlaka bu programın içine eklemlendirmelidir . Etkin bir ihbar / danışma hattı stratejisi oluşturmak , kurumun etik kültürü geliştirme ve sürdürme çabalarına da güven verir .
2
Üst Yönetim Kararlı Olmalıdır :
Üst yönetim , ihbar / danışma politikaları konusunda samimiyetini ve kararlığını açıkça ortaya koymalıdır . Bu tür bir kararlılık ve samimiyet çalışanların ihbar / danışma hatlarını kullanma konusundaki çekincelerini azaltacak ve ihbar / danışma mekanizmasına güveni artıracaktır . Sözgelimi şirketin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanının ihbar / danışma hattının varlığı ve değerini beyan eden bir mektubu , çalışanlar açısından hattın önemini yükseltebilir . Bu tarz bir mektup , şirketin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanının etik ve uyum programına olan bağlılığını ortaya koymasını ve mekanizmanın faaliyetlerini misillemesizlik ilkesiyle yönettiğine dair çalışanların güvenini tazelemesini sağlayacaktır .