ALET ÇANTASI
İhbar / Danışma Hattı Politikaları
Etik ve uyum yöneticisinin alet çantası gerçekten geniş olmalı. Bu sayıda çantamızdan İhbar / Danışma Hattı oluştururken dikkat edilmesi gereken ana politikaları çıkarıyor ve enine boyuna inceliyoruz …
Yazı: Ali Cem GÜLMEN
34
Bildiğimiz gibi İhbarcı( Whistleblower) özel veya kamu kurumu içinde yasa dışı, etik olmayan ve yanlış olarak kabul edilen faaliyetlerin ifşa edilmesini sağlayan kişiye verilen isim. Gerçekleştiği iddia edilen suiistimaller farklı şekillerde ortaya çıkabiliyor: Mevzuatın, şirket politikasının ihlali veya kamu çıkarına veya ulusal güvenliğe tehdit( dolandırıcılık, casusluk veya yolsuzluk vb.)( 1). ABD’ de şirketlerin üçte ikisinin suiistimallerden etkilendiği ve her yıl gelirlerinin % 1,2’ sini bu yolla kaybettikleri ortaya çıkmış durumda. Suiistimaller yüzünden itibar kaybı, savunma masrafları gibi dolaylı zararlar da bu kaybın içinde değil. Bu doğrultuda ihbar ve danışma hatlarının bir şirketin yolsuzluklarla mücadelesinde en kritik bileşenlerinden biri olduğunu rahatça söyleyebiliriz. Şirketlerde yaşanan bu tür suiistimallerin ortaya çıkarılmasında ihbar / danışma hatları büyük öneme sahiptir. Kurumların ifşa edilme endişelerini çözmek için sahip oldukları sistemlere farklı isimler verilse de( Muhbirlik, İhbar Sistemi, Konuşmak, Açık Kapı Politikası) hepsinde amaç aynıdır. Bu tür sistemlerin etik dışı davranışlar hakkında ipuçları elde edebilmek için en etkili yöntemlerden biri olduğu çeşitli örneklerde açık bir şekilde görülebilir. Bu doğrultuda“ danışma / ihbar hatları” kamu ve özel şirketler ile kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için zaman içinde en iyi uygulama standardı haline gelmiş durumda. Günümüzde danışma / ihbar hattı şikayetleri sadece etik dışı veya yasal olmayan uygulamalar veya davranışlar ile sınırlı kalmıyor. Artık çalışan veya diğer paydaşlar danışma / ihbar hatlarına etik veya hukuki açıdan bir ikilemde kaldıklarında kendi muhtemel eylemleri hakkında da danışabiliyorlar. Şimdi gelin altı başlık altında bir şirketin İhbar / Danışma Hattı oluştururken atması gereken adımları ele alalım …
( 1) Vandekerckhove, Wim( 2006). Whistleblowing and Organizational Social Responsibility: A Global Assessment. Ashgate
Şirketin Etik ve Uyum Programının
1 Ayrılmaz Bir Parçası Olmalıdır:
Bir ihbar / danışma hattının etkili olabilmesi, şirketin etik ve uyum programının ne kadar önemli bir bileşeni olduğuna göbekten bağlıdır. İhbar ve danışma mekanizmaları, şirketlerde meydana gelen etik dışı ve yasal olmayan faaliyetlerin ortaya çıkmasını kolaylaştırır. O kadar ki danışma / ihbar hattı olan şirketlerde suiistimallerin ortaya çıkma oranı yarı yarıya iken olmayan şirketlerde bu olasılık üçte bire kadar düşebilmektedir. Bu yüzden şirketler etik ve uyum programlarını gözden geçirmeli ve ihbar / danışma hatlarını mutlaka bu programın içine eklemlendirmelidir. Etkin bir ihbar / danışma hattı stratejisi oluşturmak, kurumun etik kültürü geliştirme ve sürdürme çabalarına da güven verir.
2
Üst Yönetim Kararlı Olmalıdır:
Üst yönetim, ihbar / danışma politikaları konusunda samimiyetini ve kararlığını açıkça ortaya koymalıdır. Bu tür bir kararlılık ve samimiyet çalışanların ihbar / danışma hatlarını kullanma konusundaki çekincelerini azaltacak ve ihbar / danışma mekanizmasına güveni artıracaktır. Sözgelimi şirketin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanının ihbar / danışma hattının varlığı ve değerini beyan eden bir mektubu, çalışanlar açısından hattın önemini yükseltebilir. Bu tarz bir mektup, şirketin yönetim kurulu veya icra kurulu başkanının etik ve uyum programına olan bağlılığını ortaya koymasını ve mekanizmanın faaliyetlerini misillemesizlik ilkesiyle yönettiğine dair çalışanların güvenini tazelemesini sağlayacaktır.