ETİK
22 sinyaline rağmen bunları zamanında analiz etmemiş, bu da şirketin 8.8 milyar dolarlık zarara uğramasıyla sonuçlanmıştır. 6 Uyarı işaretlerini zamanında fark etmeyip ciddiye almamak, suistimalin gizlice büyümesine davetiye çıkarabilmektedir.
İhbarlara Önem Verilmemesi ve Yetersiz Bildirim Mekanizmaları Suistimalin ortaya çıkarılmasında en etkili yöntemlerin başında, şirket içi ihbarlar yani çalışanlardan veya paydaşlardan gelen şikâyet ve ipuçları gelir. ACFE’ nin raporuna göre kurumlardaki suistimal vakalarının yaklaşık % 43’ ü bir ihbar sayesinde tespit edilmektedir. 7 Bu ihbarların da yarıdan fazlası bizzat şirket çalışanlarından gelmekte 8, geri kalanı ise tedarikçi, müşteri gibi harici paydaşlar tarafından iletilmektedir. Dolayısıyla, bir kurum içinde etkin bir ihbar mekanizması kurulması ve gelecek ihbarların ciddiyetle ele alınması hayati önemdedir. Ne var ki, bazı şirketlerde çalışanlar suistimali fark etseler bile bunu bildirmeye istekli olmazlar. Bunun nedenleri arasında misilleme korkusu,“ böyle gelmiş böyle gider” inancı veya uygun raporlama kanalının olmaması sayılabilir. Eğer anonim ve güvenli bir ihbar hattı yoksa ya da yöneticiler gelen şikâyetleri örtbas ediyorsa, suistimalin şirket içinde ortaya çıkarılması neredeyse imkânsız hale gelir. Sonuç olarak, ihbar mekanizmasının işlememesi suistimalin uzun süre gizli kalmasına yol açabilir. Halbuki etkin bir ihbar sistemi, suistimalin çok daha erken aşamada tespit edilmesini sağlar. Örneğin, anonim ihbar hatlarına sahip şirketlerde suistimal vakalarının daha hızlı tespit edildiği ve uğranılan zararın daha düşük olduğu gözlemlenmiştir 9. İhbar hatlarının varlığı, çalışanların bildirim yapma konusundaki çekincelerini azaltarak suistimalin ortaya çıkma olasılığını artırır. süreci kontrol ederek hata veya hile yapmasını zorlaştırır. Yönetimin onay mekanizmaları, mutabakatlar ve erişim kısıtlamaları net bir şekilde tanımlanmalıdır. Ayrıca, yolsuzluk risk alanlarının periyodik olarak gözden geçirilmesi ve kontrol zaafiyetlerinin hızlıca giderilmesi gerekir. Unutulmamalıdır ki, güçlü iç kontrolleri olan organizasyonlar suistimal nedeniyle oluşan zararları, zayıf kontrolleri olanlara kıyasla % 50 daha az yaşamaktadır 10.
Suistimali tamamen engellemek mümkün olmasa da, erken tespit etmek ve zararları en aza indirmek için kurumların alabileceği pek çok önleyici tedbir vardır. Düzenli kontroller ve önleyici tedbirler, suistimalcilerin planlarını başlamadan bozabilir veya bir suistimal girişimini erken aşamada ortaya çıkarabilir.
Erken Tespit İçin Önleyici Tedbirler Suistimali tamamen engellemek mümkün olmasa da, erken tespit etmek ve zararları en aza indirmek için kurumların alabileceği pek çok önleyici tedbir vardır. Düzenli kontroller ve önleyici tedbirler, suistimalcilerin planlarını başlamadan bozabilir veya bir suistimal girişimini erken aşamada ortaya çıkarabilir. İşte kurumların uygulayabileceği bazı temel önleyici tedbirler:
• Güçlü İç Kontroller ve Görev Ayrılığı: Finansal işlemlerde iç kontrol süreçlerini güçlendirmek, suistimali önlemenin anahtarlarındandır. Özellikle para ve varlık yönetiminde görevlerin ayrılığı ilkesini uygulamak, tek bir kişinin uçtan uca
6 Hewlett-Packard ignored red flags ahead of Autonomy misstep | Heidi Moore | The Guardian 9 About Fraud- Fraud Hotline
7 ACFE- Blog
10 About Fraud- Fraud Hotline
8 ACFE- Blog