Recentemente, uma nova tecnologia foi atrelada ao negócio. Além de contratos eletrônicos, atas notariais, lei do-e-Proc (processo eletrônico), comunicação por e-mail, a assinatura digital certificada, duplicatas eletrônicas (NFe), é possível utilizar de documentos eletrônicos.
O que são?
Diferentemente da digitalização de documentos, no qual documentos físicos são scaneados e documentados no ambiente virtual, o documento digital já nasce dentro de um sistema computacional.
No documento, há a aplicação de um código binário e elementos de validação, no qual devem estar vinculados ao conteúdo e não ao suporte. A verificação, aqui, depende da tecnologia, pois, por serem digitais, não podem ser assinados no modo tradicional.
Efeitos em factorings
O segmento de factorings existe há 35 anos e, desde então, convive com um crescimento rápido e intenso das tecnologias. Coincidentemente, o primeiro computador acessível a população e pequenas empresas, o IBM-PC, foi lançado na mesma época.
"A partir daí, tudo mudou. Não só na factoring, como no mundo dos negócios em geral. A tecnologia trouxe mudanças drásticas na eficiência e qualidade da análise de dados, tomada de decisões, segurança nos negócios", conta o Diretor Comercial da Stand By, André Jayme Procópio. "Antes vistas com desconfiança pela população leiga, as Factorings, hoje, se firmaram como importante instrumento de financiamento de uma grande cadeia produtiva, composta por pequenas e médias empresas que não conseguem encontrar, em bancos, um atendimento tão ágil e simples como nas Factorings", comenta.
Para Junior Santos, do Co-Founder da IDTrust, o avanço da tecnologia tem permitido que os negócios se tornem mais dinâmicos e assertivos. "Com a adesão das novas tecnologias relacionadas a formalização, checagem, novas operações e processos digitais, as empresas de fomento comercial se tornaram capazes de atuar e competir a nível nacional com uma estrutura enxuta e com grande automação de processos", afirma.
A gama de recursos digitais, disponíveis para as factorings, permitem ainda mais segurança e agilidade para os negócios. No caso de documentos e duplicatas digitais, por exemplo, o processo de formalização das operações fica muito mais barato, rápido e prático. "Já temos na Stand By clientes que recebem, em seu sistema via API (conjunto de rotinas e padrões de programação para acesso a um aplicativo de software ou plataforma baseado na Web), operações diretamente do ERP de seus cedentes sem a necessidade de nenhuma intervenção manual para subir arquivos, digitar, etc. Isto abre porta para diversos novos tipos de operação - antecipação de recebíveis de cartões por exemplo - e traz mais automação ao processo, o que representa, no final, redução de custos com aumento de eficiência.", explica André.
Na IDTrust, o processo afeta de maneira diferente, principalmente quando o assunto é cartão de crédito. "O processo de acompanhamento das informações e dos eventos da NFe vem dando segurança as empresas de factorings, uma vez que ela tem acesso de forma imediata e a um número maior e de informações decorrentes da nota, informações que não seriam possíveis no meio físico e, mesmo em meio digital, somente são possíveis por meio de utilização de tecnologias específicas e com foco na automatização e melhora dos processo da empresa de fomento", afirma Junior.
Comportamento das factorings
Sabe-se que um dos passos para a evolução é a tecnologia e as factorings podem e devem usá-la ao seu favor. Para André, uma factorings precisa ter, em sua equipe, pessoas específicas para lidar com estes avanços. "Isso vale para estudar, aprender e "cobrar" de seu fornecedor de software a implantação e uso das novas ferramentas. O empresário precisa, junto com sua TI, tratar a segurança de informações em algumas frentes. Segurança no sentido de preservação de dados em caso de desastres como incêndio no CPD, roubo, vírus, ramsomware. Isso se faz com consistentes e bem definidas rotinas de backup. Além disso, precisa existir também preocupação com a segurança do acesso aos dados por terceiros não autorizados. Seja por colaboradores da Factoring, acessando informações não pertinentes a sua função, como para vazamentos externos de dados cadastrais sensíveis de seus sacados e cedentes", conta.
"As empresas de fomento devem sempre ter em mente que a NFe é um arquivo digital e deve sempre solicitar o arquivo XML e acompanhar toda a movimentação que o mesmo sofra junto a SEFAZ. Deve-se ficar atento aos cedentes que têm eventos de cancelamento, carta de correção, cancelamento de CTe, operação desconhecida, pois podem ser indícios de fraudes e combinações com Sacados e Transportadoras", explica Junior.