ILMOITUS
KOMPASTUIKO HR
NÄENNÄISEEN
DIGITALISAATIOON?
Palkanlaskennan ja HR:n kenttä on perinteisesti ollut varsin manuaalinen. Vaikka järjestelmät
ovatkin kehittyneet vuosien saatossa, liittyy rutiineihin edelleen paljon käsityötä. HR:n ja
palkanlaskennan prosessit nivoutuvat myös tiiviisti yhteen. Jotta prosesseja voidaan tehostaa
onnistuneesti, vaatii se kummankin osa-alueen syvällistä ymmärrystä.
—Palkka- ja henkilöstöhallinnon prosessit alkavat rekrytoinnista ja työsopimuksen tekemisestä, jatkuvat mm. henkilö- ja
työsuhdetietojen ylläpidolla, työsuhteen aikaisilla päivityksillä, kehityskeskusteluilla, osaamisenhallinnalla ja pätevyyksien
seurannalla. Prosesseihin kuuluu työaikojen, lomien ja poissaolojen kirjaamista ja kaikista näistä tapahtumista on myös
olennainen linkki palkanlaskentaan: tiedot tulee toimittaa täsmällisesti palkkajärjestelmiin, jotta palkat, palkkakirjanpito ja
palkkaraportointi hoidetaan ajallaan ja oikein. Palkka- ja henkilöstöhallinnon saumattomien prosessien tuotoksena syntyy
myös valtava määrä dataa, joka tulkittuna ja kehittyviä data-analytiikan mahdollisuuksia hyödyntäen tuo uutta tietoa
johtamisen tueksi niin esimiehille ja HR:lle kuin taloushallinnolle ja muulle liiketoimintajohdolle, summaa Aditron ulkoistuspal-
veluista vastaava Hanna Mattinen.
Kansainvälisten tutkimusten mukaan jopa yli 80 %
digitalisaatioon liittyvistä hankkeista epäonnistuu —Kaikkien kehityshankkeiden onnistumisen
Digitalisaatiosta puhutaan kun liiketoimintaprosesseja uudistetaan ja määrittelyvaiheeseen saadaan kattava End-
tehostetaan teknologian avulla. HR:n ja palkkahallinnon prosessien te- to-End prosessin ymmärrys. Kun tämä on kun-
hostamistarpeeseen vastataan usein uuden järjestelmän hankinnalla. nossa, voidaan aloittaa digihankkeen toteu-
HR:n ja palkkahallinnon käytännön tason tekeminen on kuitenkin usein tuksen suunnittelu tarkemmin ja minimoida
etenkin suuremmissa organisaatioissa pirstaloitunut ympäri organisaati- sudenkuopat näennäiselle digitalisaatiolle,
ota, jolloin kokonaiskuvan hahmottaminen on haastavaa. toteaa Mattinen.
—Järjestelmähankkeet kuvitellaan usein onnistuneeksi, kun jokin tietty sessiin liittyy virheitä, jotka korjataan manuaalisesti jossain toisaalla. Onnistuneen
digihankkeen resepti
Kokonaisprosessin digitalisoinnin sijaan siis digitalisoidaan näennäisesti Toteuttamalla kehityshankkeet ammattitai-
yksi kokonaisprosessin osa tai osuus, mutta käytännössä manuaalinen toisen kumppanin kanssa, varmistetaan, että
prosessinvaihe siirtyy toisaalle, Mattinen jatkaa. digitaalisella transformaatiolla onnistutaan
tehtävä tai rutiini hoidetaan digitaalisesti, mutta todellisuudessa pro-
lähtökohtana on siis syvä, monipuolinen ja
kokonaisvaltainen prosessien ymmärrys, jotta
luomaan
aitoa
lisäarvoa
liiketoimintaan.
Esimerkkejä näennäisdigitalisaatiosta HR- ja palkkahallinnossa löytyy Osaava kumppani kykenee tuomaan hank-
esimerkiksi työajanhallinta-järjestelmästä, joka ei ohjaa oikeaan kirjauk- keeseen kokemuksen tuomia parhaita käy-
seen tai estä virheellisiä kirjauksia, vaan erilaisia poissaoloja ja työaikoja täntöjä ja tunnistaa vaaranpaikat jo kaukaa.
on mahdollista kirjata päällekkäin. Virheellisten kirjausten aiheuttamien Luotettavan kumppanin avulla kehityshank-
virhelokien käsittely jää tällöin huomaamatta, koska vastuu niistä ei ole keiden käyttöönotossa onnistutaan sujuvasti
kyseisessä yksikössä. Riskinä on, että kokonaisprosessi jää vajavaisek- ja työskentely tehostuu. Vain näin varmiste-
si, korjausten käsittely on edelleen manuaalista, hukkaa organisaation taan myös se, että investoinnilla on edellytyk-
resursseja ja aiheuttaa ennakoimattomia kuluja. Data-analytiikan aika- set maksaa itsensä takaisin.
kaudella on myös ensiarvoisen tärkeää, että analytiikan keinoin hyö-
dynnetty järjestelmiin talletettu data on oikein.
www.aditro.fi
HR viesti 45
5/2019