”Etätyössä käytettävien sovellusten kirjo on valtava. Sovellusten avulla voidaan hoitaa kokouksia, jakaa
tietoa ja käydä kehityskeskusteluja sekä järjestää ideointityöpajoja, kyselyitä, äänestyksiä, webinaareja ja
virtuaalikahvihetkiä. Sovellukset helpottavat sekä oman että tiimin työn hallintaa ja projektinhallintaa”, kuvailee
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun sovellusasiantuntija Mia Pesonen.
Tiimityöskentelyssä käytetyistä sovelluksista Googlen ja
Microsoftin tarjoamat palvelut ovat monille tuttuja. Videoneuvotteluja
voidaan käydä esimerkiksi Google Hangoutsin
tai Microsoft Teamsin kautta. Sekä Googlen että Microsoftin
palvelut sopivat suurten tiedostomäärien hallintaan, ja useat
käyttäjät voivat muokata tiedostoja reaaliaikaisesti.
”Googlen palvelut ja Microsoft Teams sisältävät useita etätyötä
sujuvoittavia työkaluja, ja Teamsiin voidaan lisäksi linkittää
ulkoisia tai organisaation sisäisiä sovelluksia. Myös Slack
sopii hajautettujen tiimien sisäiseen pikaviestintään”, Pesonen
sanoo.
Teamsissa tiimien alle luodaan kanavia esimerkiksi esimiehen
ja alaisten tai projektikohtaisiin keskusteluihin. Teamsissa
voi käydä myös erillisiä kahdenkeskisiä tai ryhmäkeskusteluja.
Keskustelut tallentuvat alustalle, joten sovitut asiat on helppoa
tarkistaa jälkeenpäin. Kaikissa keskustelumuodoissa voidaan
hyödyntää jaettua ja yhteisesti muokattavaa dokumenttia.
”Jaetut tiedostot ovat käteviä etäkokouksissa. Jokainen
asiantuntija voi lisätä asialistalle käsiteltäviä asioita, ja muut
voivat valmistautua kokoukseen tutustumalla asialistaan etukäteen.
Samalla kokouksen puheenjohtajan ja sihteerin tehtävät
helpottuvat”, Pesonen kertoo.
KUVA: SEBITTI OY
40 HR viesti 3–4/2020