Tehtävät haltuun
Projektinhallintaan, työnjakoon ja projektin edistymisen seuraamiseen
sopivat esimerkiksi Trello ja Planner. Trellon taulu-,
luettelo- ja korttinäkymät helpottavat projektin organisoimista,
ja Trello synkronoituu eri laitteissa.
”Trello soveltuu sekä itsenäisen työskentelyn suunnitteluun
että tiimityön organisoimiseen. Trellossa projekti voidaan pilkkoa
pienempiin tehtäväkokonaisuuksiin, joille voidaan asettaa
määräpäivät sekä tarvittaessa jakaa tehtävät eri työntekijöille”,
Pesonen sanoo.
Tiimin tai yksittäisen työntekijän työtä helpottavat tehtävälistat.
Työtehtävien hoitamisen lisäksi etätyön tekijän on huolehdittava
tauoista.
”Taukojen pitäminen saattaa unohtua työn imussa, jolloin
työntekijä voi hyötyä pomodoro-tekniikasta. Pomodorossa valitaan
työtehtävä ja laitetaan ajastin hälyttämään 25 minuutin
kuluttua, jonka jälkeen pidetään lyhyt tauko. Pidempi tauko
pidetään joka neljännen pomodoro-tuokion jälkeen”, Pesonen
kuvailee.
Etätyössä korostuu luottamusta rakentava vuorovaikutus
esimiehen ja alaisten välillä. Esimiehen on voitava luottaa,
että tehtävät etenevät ajallaan. Alaisen on puolestaan luotettava
siihen, että esimiehen saa tarvittaessa kiinni.
”Esimiestyötä helpottaa, mikäli alaisen kalenteri, tarpeelliset
työtiedostot ja tehtävälistat jaetaan esimiehen kanssa”,
vinkkaa Pesonen.
KUVA: SEBITTI OY
”Tiimin tai
yksittäisen
työntekijän työtä
helpottavat tehtävälistat.
Hankehallinnan työkalut
Reportronic on kehitetty 2000-luvun alkupuolella organisaatioiden
hankehallinnan työkaluksi yhdessä asiakasorganisaatioiden
kanssa. Internetselaimella käytettävän järjestelmän
käyttäminen on paikasta riippumatonta.
”Reportronic on suunnattu useita samanaikaisia
hankkeita hallinnoiville organisaatioille, joilla on myös
työajanseurannan tarpeita”, kertoo Sebitti Oy:n tuotepäällikkö
Henri Teppo.
Reportronic sopii esimerkiksi koulutusorganisaatioiden
tarpeisiin. Järjestelmän toimintoihin kuuluvat työajanseurannan
ja hankehallinnoinnin lisäksi ideoiden hallinta, aineistojen
meta-tietojen hallinta sekä hanketoiminnan asiakastiedon
hallinta. Työskentelyalustalla hanketiedot ovat kaikkien
asianosaisten saatavilla riippumatta siitä, käytetäänkö
järjestelmää etänä vai työpaikalla.
”Aikataulut, resursointisuunnitelmat, toimenpidemuistutukset,
dokumentit ja hankkeiden taloustiedot ovat järjestelmässä
3–4/2020 HR viesti 41