Guía de aplicación de Programa de Scout Panamá COMO DIRIGIR UNA UNIDAD SCOUT v3.2 | Page 161

Todas estas ayudas, permiten entre otros realizar diversos Procedimientos Administrativos,
que son aquellas acciones que nos permiten lograr algún permiso, elaborar informes sobre
progresión ante la Localidad Scout, solicitar licencia al Equipo de Dirigentes entre muchas otras,
destinar recursos, organizar visitas a las residencias, planear actividades gestionar el registro
anual, detectar necesidades, etc.
Debemos tomar en cuenta lo siguiente:
1. Debe existir una coordinación constante entre el Equipo de Dirigentes de Unidad y el Consejo
del Grupo Scout, a fin de evitar la duplicidad de las funciones o ejercer aquellas que no nos
corresponde.
2. Esto implica conocer las normas de la Asociación (Estatutos y reglamentos). En la mayoría de
los casos sea por costumbre o para aliviar la carga del grupo grandes, se estila delegar
algunas tareas a las unidades, pero en todo caso debe tener el consentimiento o Vo. Bo. del
Consejo Grupo o del director del Grupo.
3. En todos los casos (en toda la ayuda) debe usarse el membrete del grupo (contiene el logo del
grupo o la unidad si la dispone) con el nombre del grupo, dirección de la reunión entre otros
datos de importancia. Según sea el caso debe prepararse los formatos con esmero (Con los
adelantos tecnológicos disponibles pueden prepararse plantillas para su impresión en cualquier
momento) evitando improvisar los mismos (a manera de borradores) que solo distrae y crea
doble trabajo.
4. Cualquier proceso administrativo o uso de uno o varios documentos, debe responder a una
necesidad real y justificada de hacerlo, estas deben ser concretas, prácticas y específicas, que
no distraigan la labor educativa de los dirigentes, mas es importante evitar en el equipo
conozca los olvidos o los “no lo sabía”, más si se tiene poca experiencia porque sería muy útil
disponer “Hojas de Ruta” o un formato con algunas pautas simples.
5. La tareas administrativas es una labor de adultos de la sección, mas es lo recomendable que la
responsabilidad de las diversas acciones pueden ser compartidas o apoyadas por los jóvenes,
(Estos agradecerán a sus dirigentes que les hayan permitido apreciar el valor de las cosas
obtenidas con esfuerzo común) dependiendo del grado de madurez y la carga de
responsabilidades que implica, no olvidemos que por definición la responsabilidad ante el
Consejo de Grupo de la unidad le corresponde al Responsable de la Unidad.
6. Sea que provenga de una decisión del Consejo de Grupo, de alguna reunión de padres de la
unidad o alguna donación específica a esta, toda la documentación, material didáctico, fondos,
equipo y materiales de la unidad pertenecen al Grupo Scout (registrado en el respectivo
inventario de grupo) y por ende a la Asociación Nacional de Scouts de Panamá de acuerdo al
Estatuto vigente.
7. Se sugiere elaborar informes de la Administración de la unidad (que incluya balance, roles,
consolidados y estadísticas) cuando menos 1 vez al año previa al Asamblea del Grupo Scout o
en periodos convenidos si se tiene más experiencia, apoyados con formatos proveídos por el
Grupo Scout.
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Borrador versión 3.2 agosto 2017. Solo para propósitos de formacion