Para establecer el tiempo de custodia en el Archivo de gestión nos debemos regir por la TRD (Tabla de Retención Documental) de la entidad la cual está en proceso de construcción y elaboración para el nivel institucional, pero como debemos organizar nuestro método de archivo especificaremos un tiempo de consulta inmediata de 2 años, esto quiere decir que debes dejar en tu Archivo de gestión documentos del año vigente y del año pasado.
Para los documentos que llevan más de 3años, deberás remitirlos al Archivo Central del Colegio el cual por disposición del Rector la persona encargada de recibirlos, organizarlos y clasificarlos es la señora PATRICIA GONZALEZ nuestra bibliotecóloga, a la cual se le ha dispuesto un depósito de archivo en la sede A, 1er piso.
Para que hagas entrega de esta documentación deberás seguir las siguientes recomendaciones:
3. Depuración y clasificación
Debes diligenciar el formato de TRANSFERENCIA
DE DOCUMENTOS PARA ARCHIVO
En este formato debe ir especificado que tipo de documento es, la descripción de la carpeta, el # identificación de la carpeta, la ubicación topográfica o dependencia y si deseas que se archive o digitalice.
Nota. El colegio aún no tiene los equipos necesarios para digitalizar y guardar virtualmente toda la documentación producida durante los 35 años de funcionamiento.
Los documentos deben ir organizados cronológicamente o alfabéticamente en una carpeta con logo del colegio, no debe llevar ganchos metálicos, clips, posdit, etc. y deben ir foliados en la parte superior derecha con lápiz mina negra.