original presupuestado originalmente para un artículo o categoría
de gasto y el costo real. Las varianzas sustanciales son definidas de
diferentes maneras por los financiadores- Algunos definen como
"sustancial" un cambio de 5-10 por ciento en una línea de artículo
individual, mientras que otros la definen a partir de un 10 por ciento
de cambio general en el gasto del subsidio completo. Lea su acuerdo
de subsidio cuidadosamente al comienzo del período del subsidio
y asegúrese que todos los involucrados en el proyecto entienden los
requerimientos. Si su carta de otorgamiento de subsidio no incluye
información acerca de las varianzas en el presupuesto, consulte
las pautas a su oficial de programa. Si necesita realizar cambios
al presupuesto, asegúrese de explicar la situación a su oficial del
programa y obtenga aprobación por escrito (un correo electrónico
está bien) para modificar el presupuesto.
hacedores de subsidios definen la línea entre varianzas menores
y sustanciales de manera diferente. Como se mencionó más
arriba, es una buena práctica pedirle a su oficial de programa
una modificación del presupuesto durante el período del
subsidio si los gastos del subsidio cumplen con los criterios del
financiador para una varianza sustancial. No espere hasta tener
que entregar el informe financiero para notificar al oficial
del programa que ha gastado los fondos de manera diferente
a su presupuesto original del subsidio o que tiene fondos sin
gastar al final del período del subsidio.
Si recibió un subsidio de apoyo operativo general, usualmente
su informe financiero será muy simple. Usted utiliza el
presupuesto de toda la organización como la base para el
informe y muestra en qué ha gastado los fondos contribuidos
por la fundación. A veces un ítem de línea única bajo "costos
indirectos" con el monto del subsidio es suficiente; otros
financiadores querrán ver los gastos específicos cubiertos por
su subsidio. Controle los requerimientos de información de la
fundación para estar seguro; si no están claros, contacte a su
oficial de programa para obtener instrucciones.
Por último, ¡no deje dinero sin gastar al final del período
del subsidio! Puede pensar que está siendo eficiente, pero la
mayoría de las fundaciones tienen regulaciones que requieren
que los receptores del subsidio devuelvan los fondos no
gastados a la fundación al finalizar el período del subsidio.
Por esto es importante comparar de manera regular su
presupuesto con el gasto real. Con aviso por adelantado, puede
solicitar a su oficial de programa una extensión sin costo. Una
extensión sin costo le permite extender el período del subsidio
sin costo adicional porque no ha completado las actividades o
gastado todos los fondos. Si se aprueba su extensión sin costo,
el período del subsidio cambiará, y por lo general no calificará
para un nuevo subsidio hasta que haya gastado y cumplido con
todos los resultados pendientes del subsidio.
INFORME FINANCIERO DE EJEMPLO PARA UN
SUBSIDIO DE APOYO OPERATIVO
Informe Financiero para la Fundación de
Área Comunitaria para el Subsidio General
Operativo de la Women’s Self-Help Association
PARA EL PERÍODO ENERO-DICIEMBRE 2014
Los informes financieros que se entregan al final del período
del subsidio consisten en el presupuesto original del proyecto
con una columna agregada para mostrar los gastos reales
contra los montos originalmente presupuestados para cada
línea. Si existen diferencias entre los montos de una línea y el
presupuesto original versus el informe financiero, debería incluir
una breve explicación de por qué sucedió esto. También deberá
mostrar cualquier saldo remanente (si existe). Cuando envíe su
informe financiero, no deberá brindar ninguna documentación
de respaldo (tales como recibos o registros de personal), sin
embargo deberá mantener estos artículos archivados por si la
fundación solicita información detallada más adelante. Algunos
financiadores también requieren que informe cualquier interés
que su or