2. Käyttöönoton valmistelu
Uuden palvelun tai sovelluksen käyttöönoton suunnitteluun kuuluu olennaisena osana valmistelutyö. Valmisteluun kuuluu nykytilan kartoitus ja tavoitetilan määrittely. Nykytilan kartoitus on erityisen tärkeää, mikäli halutaan välttää päällekkäisiä toimintoja. Onko organisaatiolla kenties jo käytössä palvelu tai sovellus, jonka avulla pystyttäisiin jo olemassa olevalla resursseilla ja sovelluksilla vastaamaan ilmenneeseen tarpeeseen.
Toimintaympäristön analyysin jälkeen voidaan lähteä tekemään tarvekartoitus, jonka pohjalta voidaan siirtyä määrittelyvaiheeseen. On tärkeää, että jo valmisteluvaiheessa otetaan mukaan mahdollisimman laajasti henkilöitä, joita palvelu koskee. Hankinta ja -käyttöönottoprosessiin tulisi saada mukaan sekä organisaation edustajat (esim. johto, kouluttajat/opettajat, hallinnolliset toimijat ja tulevat ylläpitäjät) että varsinaiset loppukäyttäjät, eli opiskelijat. Uusien palvelujen ja sovellusten käyttöönotossa olisi hyvä toteuttaa palvelumuotoilua, jolloin hankintaan ja käyttöönottoon saadaan relevantti näkökulma kaikilta toimijoilta. Palvelumuotoilusta voit lukea lisää ja myös ladata itsellesi palvelumuotoilun pikaoppaan oppia.fi -sivustolta. Keskeistä palvelumuotoilussa on asiakkaan ja loppukäyttäjän huomioon ottaminen hankinta- ja käyttöönottoprosessin kaikissa vaiheissa.
Tarvekartoituksessa ja määrittelyvaiheessa tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat:
• hankinnan tilaajien ja käyttäjien kannalta priorisoidut tarpeet ja vaatimukset sekä näistä johdetut laatuvaatimukset
• hankinnan elinkaari ja ylläpitovaatimukset
• hankkeen etenemiseen vaikuttavat tekniset ja projektitason riskit
• hankkeen reunaehdot: aikataulut ja resurssit
• tekniset suunnitelmat, arkkitehtuurit
• testauksen työkalut, prosessit ja osaaminen
Halonen, R., Huttunen, K. Onnistunut IT-hankinta, Systeemityö 3/2009
15