14 compagnons innovation
Après avoir rencontré le Conseil pour préciser ses attentes , le service Qualité s ’ est employé premièrement à la tâche de répertorier l ’ ensemble des grandes activités de l ’ association . Une première cartographie de processus 1 a été présentée au Conseil en novembre 2021 , puis a ensuite été soumise à chaque directeur ou responsable de service au cours de réunions individuelles de deux heures environ , visant à écouter l ’ expertise de chacun dans son domaine pour affiner le travail de définition et de classement des activités . Une seconde cartographie beaucoup plus exhaustive a été finalisée en février et présentée aux élus lors du Conseil d ’ orientation du 25 mars 2022 . Cette cartographie n ’ est pas définitive , mais elle est aujourd ’ hui grandement aboutie . Parmi les nouveautés , elle inclut par exemple un processus « Vie en compagnonnage » qui s ’ intéressera de près aux activités de gestion du voyage , de suivi des membres en et hors métropole , d ’ hébergement / restauration , de mémoire et de transmission , thèmes qui ne figuraient pas dans le système actuel , orienté vers la formation .
VERS UNE AMÉLIORATION DURABLE ET CONTINUE La cartographie de processus détaillée a pour objectif de représenter sur un même document une vision d ’ ensemble des activités de l ’ association . On peut comparer une cartographie de processus à un puzzle . Chaque permanent ou bénévole de l ’ association connaît bien la pièce du puzzle qui constitue son activité , mais rares sont les acteurs qui peuvent avoir une vision d ’ ensemble du fonctionnement de l ’ association .
CE NOUVEAU MODE DE FONCTIONNEMENT DEVRA NOUS PERMETTRE D ’ AMÉLIORER DE FAÇON DURABLE ET CONTINUE LA MISE EN ŒUVRE AU QUOTIDIEN DE NOS ACTIONS ET AINSI DE PARTICIPER À LA RÉUSSITE DE NOTRE PROJET ENVERS LA JEUNESSE .
La cartographie permet d ’ avoir cette vision globale du puzzle en décrivant les flux de notre activité , depuis l ’ arrivée du jeune dans notre organisme jusqu ’ à la fin de son parcours . Cette représentation présente un enjeu de connaissance pour tout acteur prenant une gâche ou une mission dans l ’ association ou pour tout individu souhaitant en comprendre de plus près le fonctionnement . Du point de vue du management de la qualité , l ’ analyse de nos flux d ’ activité doit nous permettre de fonctionner de façon plus efficiente en identifiant les interactions entre les services , les livrables attendus par les uns et les autres et en garantissant la bonne marche de nos actions .
Pour ce faire , il faudra d ’ une part identifier les pilotes , c ’ est-à-dire les responsables des processus , puis les aider à analyser les besoins des services avec lesquels ils sont en interaction ainsi que les livrables attendus . Il faudra d ’ autre part garantir que ce système fonctionne et qu ’ il ne reste pas la simple représentation d ’ un idéal à atteindre . C ’ est pourquoi nous visons un système de management de la qualité intégré , c ’ est-à-dire un système qui devra à la fois permettre de prendre en compte les objectifs définis dans le cadre du plan stratégique ( actuellement en cours de construction ), mais aussi les multiples référentiels ou obligations externes auxquels nous sommes soumis . Il faudra que les différentes instances de pilotage s ’ articulent et se coordonnent les unes et les autres depuis la gouvernance jusqu ’ aux acteurs de terrain et , à l ’ inverse , depuis le terrain jusqu ’ à la gouvernance , afin que les objectifs soient clairement donnés , que les actions soient mesurées et que les difficultés rencontrées puissent être remontées afin d ’ être corrigées par les services compétents .
Ce nouveau mode de fonctionnement devra nous permettre d ’ améliorer de façon durable et continue la mise en œuvre au quotidien de nos actions et ainsi de participer à la réussite de notre projet envers la jeunesse . La taille et la complexité de l ’ association sont une gageure et le système se construira et se développera dans le temps . Il constitue un cadre de travail structurant , dans lequel mener nos actions , et doit être un outil utile au service de tous .
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Cécile Ceret
Directrice qualité à l ' AOCDTF
1 - Processus : dans le domaine de la qualité , un processus est un ensemble d ’ activités corrélées entre elles transformant des éléments d ’ entrée en éléments de sortie .
# 318 / Mai 2022