Gestión documental, gestión de información y gestión
conocimiento: evolución y sinergias. Comunicación preliminar
del
Gloria Ponjuan Dante
Introducción
Con el decursar de los tiempos, los hombres se han visto en la necesidad de comunicar sus acciones y
registrar sus actuaciones. Sin ánimo de hacer historia, pueden mencionarse hechos y hallazgos asociados
a los contextos sociales imperantes en determinadas épocas en donde se evidencian regularidades de la
comunicación y de la información, así como el manejo de datos, documentos, informaciones y
conocimientos.
Las formas, los métodos, las herramientas, los soportes han evolucionado. Se ha modificado el nivel
educacional y cultural de la sociedad. La dinámica de la vida se ha impuesto y ha pretendido desarrollar
opciones para sus procesos comunicativos e informacionales acorde con los contextos, niveles,
complejidades y otros fenómenos a valorar.
La organización de la documentación ha transitado por diferentes etapas. Los archivos se crearon por la
necesidad social de conservar determinados documentos y constancia de operaciones y actuaciones, las
bibliotecas inicialmente por el placer de conservar documentos contentivos de valiosos conocimientos y
experiencias que constituían una fuente de poder para la clase dominante y como fuente para la
investigación y el pensamiento, los museos asociados a la necesidad de formar y educar generaciones.
El hombre ha generado y continuará generando soluciones para el tratamiento de los problemas asociados
a su vida, actuación personal y profesional así como para su disfrute. El ritmo de cambios que se aprecian
en cualquier especialidad es incalculable y la presencia de soluciones tecnológicas ha conllevado a que
surjan especialidades universitarias para el trabajo con las computadoras.
Evolución
Esta breve comunicación pretende reflexionar en torno a la triada documento-información-conocimiento
y sus sistemas organizacionales.
En la década del 40 y del 50 la administración pública dio gran importancia a la tenencia y organización
de sus documentos administrativos por lo que surgió la llamada Gestión de Archivos Administrativos y
Registros organizacionales. Era la época de analizar cómo controlar los grandes volúmenes de
documentos que se generaban, asegurar su conservación y accesibilidad. Conservación, por los plazos
estrictamente necesarios vinculado a la economía del espacio; accesibilidad, para respaldar la actuación
de las administraciones ante situaciones que demandaban probar determinados hechos y operaciones.
La Gestión de Archivos Administrativos y Registros organizacionales tuvo sus antecedentes tanto en
teorías administrativas que evolucionaron con gran fuerza en la primera mitad del Siglo XX, como en los
métodos archivísticos que se empleaban desde la antigüedad por las administraciones de cada época.
En la década del 70 y del 80 el crecimiento y diversificación de la Sociedad Industrial generó una gran
competitividad por parte de las empresas y organizaciones que necesitaban tomar decisiones ante enormes
riesgos, con precisión y con seguridad. Debe hacerse una adecuada gestión de información, desplegando,
asignando y utilizando todos los recursos organizacionales en aquellas actividades que así lo requieran.
Los métodos económicos de elevación de la eficacia y eficiencia se aplican al recurso “información”,
primer intangible que introduce una mayor presencia de los métodos económicos de administración de
recursos en una sinergia con métodos procedentes de la bibliotecología, la teoría de sistemas y la ciencia
de la información.
La década del 90 planteó un nuevo reto: no bastaba manejar información ya que