Business First January 2018 January Business First Magazine pref | Page 19

A D P O is e x p e ct e d t o b e a f o c al p oi nt f or all d at a pr ot e cti o n e n q uiri es w h et h er i nsi d e or o utsi d e y o ur
or g a nis ati o n. T h e y d o n’t n e e d t o b e e x p os e d t o e v er y bit of d at a y o ur b usi n ess h ol ds; t h e y d o n’t n e e d t o
k n o w w h at’s i n t h e p ers o n n el fil es or b o ar d mi n ut es, t h e y j ust n e e d t o k n o w t h e pr a cti c aliti es of us e,
st or a g e, a c c ess, r et e nti o n a n d d el eti o n. K at e y Di x o n
O n e m o r e r e a s o n t o g et y o u r d at a a u dit a n d
g a p a n al y si s c o m pl et e d n o w b ef o r e s u c h
n e g oti ati o n s.
2. D o I n e e d t o c h a n g e s u p pli e r s if t h e y
h a v e s e r v e r s o ut si d e t h e E u r o p e a n
U ni o n ?
C o nt r oll e r s a r e n ot, u n d e r t h e G D P R,
p r o hi bit e d f r o m t r a n sf e r ri n g p e r s o n al d at a
o ut si d e t h e E U t h o u g h t h e r e a r e h o o p s t o
j u m p t h r o u g h b ef o r e y o u c a n t r a n sf e r
p e r s o n al d at a o ut si d e t h e E u r o p e a n E c o n o mi c
A r e a ( a n a r e a sli g htl y l a r g e r t h a n t h e E U,
i n cl u di n g I c el a n d, Li e c ht e n st ei n a n d N o r w a y).
F o r i n st a n c e, a c o nt r oll e r m a y t r a n sf e r
p e r s o n al d at a o ut si d e t h e E E A if t h e
d e sti n ati o n i s o n t h e E u r o p e a n C o m mi s si o n’ s
s af e li st.
It’ s n ot cl e ar if t h e c urr e nt li st will c h a n g e
u n d er t h e G D P R t h o u g h li k el y n ot ( w hi c h
m e a n s C a n a d a, N e w Z e al a n d a n d S wit z erl a n d
t o n a m e a f e w, ar e s af e, b ut n ot a bl y n ot t h e U S).
A n ot h e r p o s si bilit y i s t o r el y o n e x pli cit
c o n s e nt. T hi s m a y s e e m li k e a n e a s y o pti o n,
b ut t h e r e a r e p ot e nti al p r o bl e m s wit h r el yi n g
o n c o n s e nt, n ot l e a st t h e hi g h e r t h r e s h ol d t h e
G D P R r e q ui r e s f o r ‘ c o n s e nt’ b ut al s o d e ali n g
wit h t h e ri s k of a n i n di vi d u al wit h d r a wi n g
t h ei r c o n s e nt d o e s t hi s m e a n s r e m o vi n g t h e
i n di vi d u al f r o m y o u r d at a b a s e ?
It’ s w o rt h c o n si d e ri n g t h e b e n efit s of
m o vi n g t o s e r vi c e p r o vi d e r s wit hi n t h e E E A
a n d, wit h t h e u n c e rt ai nt y s u r r o u n di n g B r e xit,
p e r h a p s e v e n cl o s e r.
3. D o I n e e d t o o bt ai n c o n s e nt f r o m m y
c u st o m e r s a g ai n t o u s e p e r s o n al d at a
r el ati n g t o t h e m ?
Y o u mi g ht d o. T o d e ci d e w h et h e r it’ s
r e q ui r e d o r n ot, c o n si d e r t h e f oll o wi n g
q u e sti o n s: A r e y o u u si n g t h e d at a f o r t h e
s a m e p u r p o s e s f o r w hi c h y o u o ri gi n all y
o bt ai n e d t h e c o n s e nt ? F o r e x a m pl e, y o u m a y
h a v e o bt ai n e d c o n s e nt t o s e n d m a r k eti n g
e m ail s a b o ut y o u r o w n p r o d u ct s b ut n o w
h a v e t h e f u n cti o n alit y a n d i m p et u s t o s e n d
S M S s a b o ut t hi r d p a rt y r el at e d p r o d u ct s. O r
p e r h a p s, w h e n y o u o bt ai n e d t h e c o n s e nt,
y o ur s er v ers w er e b as e d i n t h e E E A a n d y o u
n o w u s e a t hi r d p a rt y w hi c h st o r e s t h e d at a
o ut si d e t h e E E A.
C a n y o u r el y o n a n y ot h e r b a si s f o r u si n g
t h e d at a ? U n d e r t h e G D P R, c o n s e nt i s o nl y
o n e of t h e l e g al b a si s f o r p r o c e s si n g, y o u
mi g ht al s o b e a bl e t o u s e t h e d at a if it s u s e i s
n e c e s s a r y f o r t h e p e rf o r m a n c e of a c o nt r a ct
( wit h t h e i n di vi d u al i n q u e sti o n). If y o u a r e
r el yi n g o n c o n s e nt, w a s t h e c o n s e nt o bt ai n e d
s uffi ci e nt t o m e et t h e G D P R st a n d a r d of
u n a m bi g u o u s, f r e el y gi v e n a n d i nf o r m e d ?
If it w a s o n t h e b a si s of a n o pt­ o ut, t h e n it
w o ul d b e u nli k el y t o m e et t h e n e w st a n d a r d.
C a n y o u p r o v e w h e n a n d h o w y o u o bt ai n e d
c o n s e nt ? If t h e r e w a s a n o nli n e ti c k­ b o x, i s
t h at i nf o r m ati o n st o r e d s o m e w h e r e
a c c e s