ARIEL SÁNCHEZ ESPINOZA
El objeto de estudio de la
documentación
El término Documentación se refiere a una disciplina académica que ha sido objeto de análisis lingüísticos para clarificar su pertinencia e importancia en el campo científico. En latín lostérminos documentatio y documentum, en singular y plural, tienen
el significado de instrumento de prueba en el terreno jurídico o en el
gramático, y sobre todo, las de precepto, enseñanza o doctrina moral.
1 Para López Yepes, desde el punto de vista de la evolución semántica,
el documento puede ser considerado instrumento de cultura,
instrumento de conocimiento y de fijación de la realidad.2
El autor alude a la reflexión de Ortega y Gasset para demostrar la
faceta del término como instrumento de cultura y nos dice que el
hombre, para perfeccionar su estancia en la tierra creó “el documento
como precioso instrumento, como técnica de información que ha
hecho posible la generación de nuevos mensajes o la regeneración
de los antiguos”. No obstante, la difusión del vocablo, en su segunda acepción, sólo fue posible hasta la segunda mitad del siglo XIX, en
que el movimiento documental había propagado su uso.3
La palabra documento se usó por primera vez a finales del siglo
XIV, con el significado de ensennamiento o consejo moral. Este significado
mantiene su contenido semántico durante los siglos XVI y XVII
y es el único que rescata el Diccionario de Autoridades a comienzos
del XVIII. Una centuria más tarde se agrega una segunda acepción en
el Diccionario de la Real Academia que establece que es “[...]la escritura
o instrumento en que se prueba o confirma alguna cosa”.
En ediciones posteriores (1844) aparecieron las voces derivadas:
documentalmente, documentar y documentación, sin embargo, fue
hasta 1914, cuando se otorgó a la palabra documentación un doble
sentido: “acción y efecto de documentar” y “conjunto de documentos
que sirven para este fin”, con esto se legitimó el término, pero no
se le otorgó un carácter de disciplina científica en los diccionarios,
más bien el de un neologismo, resultado de la traducción del término
francés documentation, acuñado por Paul Otlet en 1903, quien sí
le concede el carácter de ciencia y así lo consignan los autores del
Webster Dictionary.
En 1907 Otlet definió a la documentación como:
Facilitación del uso de todas las fuentes gráficas o escritas de nuestro
conocimiento, agrupado en documentos de todo tipo, principalmente
textos impresos. Esos documentos consisten en cualquier representación
o expresión y objeto, hecho o una impresión por medio de
cualquier signo (escritura, gráfico, diagramas, símbolos, etc.)4
Es importante hacer notar que Otlet no tuvo una definición acabada,
pues conforme su conocimiento iba permeando en ese corpus
teórico, su definición fue objeto de precisiones. Así para 1920, influido
por los grandes principios del positivismo, el relativismo del conocimiento
y la formación histórica de los conceptos, la definió
como:
[...]todos los medios apropiados para la transmisión, comunicación y
diseminación de la información y datos de investigación (libros, publicaciones
periódicas, periódicos, circulares, catálogos, etc.), en una palabra
todos los tipos documentos que contienen texto o imágenes.5
En esta definición Otlet esboza elementos del concepto que inciden
en diferentes tipos documentales, un término general, de validez
universal para las áreas cuyo objeto de conocimiento es la información
contenida en un soporte. Bajo este esquema, en su tratado
de Documentación, ofrece una definición que modela y caracteriza a
la documentación como disciplina, la cual –bajo su propia concepción
Otletiana–, emerge a partir de la bibliografía científica y de las
necesidades informativas de esa comunidad.
No obstante, los estudios de Otlet no tuvieron aceptación inmediata
dentro de la comunidad de bibliotecarios, los únicos que se sumaron
al movimiento fundacional en el mundo angloamericano de
la Documentación fueron los special librarians, personas que estaban
desarrollando tareas informativas en áreas científicas y técnicas
muy concretas, en las que se habían formado muchos de ellos. En
1908, el grupo encabezado por el norteamericano John Cotton
Dana, empleó por primera vez el concepto de Special Librarianship,
Debido a los desacuerdos, Cotton se separó de la American Library
Association y creó una nueva sociedad: Special Libraries Association.
De modo parecido, en 1924, se fundó en Gran Bretaña la Association
of Special Libraries and Information Bureaux (ASLIB), cuya
máxima figura sería el químico australiano Brian Vickery, uno de los
grandes documentalistas de nuestro tiempo.
Gracias al interés que despertó la obra otletiana, en 1921 se creó la
Nederlandas Instituut voon Documentatie, la primera institución nacional
orientada al estudio de la Documentación y, para 1937, se fundó
el American Dcumentation Institutte, que se ocupó principalmente
de tareas de la reprografía y no fue sino hasta después de la Segunda
Guerra Mundial, cuando se introdujo formalmente el término que diferenciaba
a los bibliotecarios de los documentalistas; mientras los primeros
poseían una formación humanística, los segundos debían tener