Журнал "Директор по безопасности" Сентябрь 2021 | Page 19

ЕСТЬ РЕШЕНИЕ

Цифровые чек-листы : как сделать контроль систем безопасности более эффективным

Контроль исполнительской дисциплины сервисных специалистов – головная боль многих подрядчиков . Избежать халатного отношения инженеров к работе и фиктивных проверок позволяет использование электронных чек-листов . Подробнее о том , как повысить качество обслуживания систем безопасности , а заодно и мотивировать сотрудников , используя электронные чек-листы , РАССКАЗАЛ СЕРГЕЙ МАЛЮТЕНКОВ , УПРАВЛЯЮЩИЙ ПАРТНЕР « ИМПЕРАТОР ТЕХНО ».

Сергей , расскажите , пожалуйста , в чем особенность работы инженеров , контролирующих исправность систем безопасности .

Сервисный специалист выполняет регламентные работы , т . е . регулярные проверки систем безопасности , а также приезжает на объект , если необходимо устранить внезапные неполадки . Однако все , что видят в итоге руководитель и заказчик – это документ , где описана неисправность , а также отмечены дата и время выполнения работ . Заказчик , зачастую не будучи техническим специалистом , не может проверить качество выполненных работ , в то время как компания-подрядчик также не может проследить за действиями инженера , т . к . объекты находятся на удалении от офиса . По факту может происходить вот что : недобросовестный инженер начинает подрабатывать на стороне , используя ресурсы компании ( транспорт , инструмент и другие ).

Объектов у обслуживающей компании много и за всеми инженерами уследить просто невозможно . А если они халатно относятся к своей работе , оборудование чаще выходит из строя или может годами не меняться , хотя это давно было необходимо сделать . Для обслуживающей компании – это не только репутационные риски , но и финансовые : инженеру платят деньги за работу , которую он или не выполнил , или выполнил некачественно .

Да , проблема очевидна . Какое решение нашла « Император Техно » для контроля сервисных специалистов ?

Мы долго искали решение и остановились на платформе мобильного аудита CheckOffice с возможностью аналитики . Было заказано коробочное решение , которое разработчики доработали с учетом особенностей нашей компании . В целом , « затачивать » систему под себя нужно только крупным подрядчикам , а небольшие компании могут с успехом пользоваться сервисом , просто оформив подписку и получив доступ .

Расскажите подробнее про функционал . Как работает платформа , нужно ли предварительно обучать сотрудников ?

Какое-то специфическое обучение не требуется , функционал очень простой и понятный . Платформа состоит из двух модулей : модуля чек-листов и модуля задач . Компания выбирает из библиотеки необходимые чек-листы или создает свои , по ним как раз и будут проводиться различные регламентные работы и проверки .

Во-первых , электронные чек-листы позволяют инженерам быстрее и качественнее выполнять работу : пришел на объект , открыл приложение и расставил галочки . Больше не надо переживать , что забыл что-то проверить или упустил какую-то деталь . Также помогает функция сканирования QR-кода ( или штрих-кода ): вся информация об оборудовании автоматически заносится в соответствующее поле заявки и не нужно ничего заполнять вручную . После проверки мгновенно формируется отчет и отправляется руководителю и заказчику . Опять же не нужно сидеть потом еще три часа и сводить данные , разбирать почерк , искать нужные документы .

Во-вторых , приложение позволяет контролировать действия сервисных работников . К некоторым задачам необходимо прикрепить фото , видео- или аудиокомментарии , чтобы руководство могло убедиться в исправности оборудования . При этом в приложении можно поставить запрет на выгрузку фото из « Галереи ». Таким образом , инженер не сможет прикрепить фото недельной давности , и мы будем уверены , что в отчете актуальная информация . К тому же приложение показывает геолокацию , а значит , не приехать на объект или поехать потом по своим делам у сервисного работника уже не получится .

Вы рассказали про работу с чек-листами . А как работает модуль задач ?

У сервисных сотрудников бывают регулярные задачи – регламентные работы , проверки оборудования – и срочные , когда что-то в системе безопасности вышло из строя и инженеру нужно приехать и починить . В таких ситуациях используется модуль задач . Ставится задача конкретному исполнителю ( ему приходит push-уведомление ) и не закрывается , пока не будет прикреплен фотоотчет , подтверждающий , что проблема решена . Задачу можно делегировать , отсрочить , добавить наблюдателей и т . д . – все это фиксируется в приложении .

Важно , что к этому модулю имеет доступ руководство , как наше , так и заказчика , что позволяет проследить , сколько времени и ресурсов человек потратил на решение проблемы . Благодаря этому модулю у нас на 75 % снизилось частота нарушения сроков по выполнению задач .

Вы думали о том , чтобы масштабировать использование CheckOffice на всю компанию , ведь контролировать выполнение задач нужно в каждом подразделении ?

Да , мы быстро поняли , что платформа может быть полезна на всех уровнях компании , ведь теперь значительно сложнее оставить какую-то задачу не закрытой . С одной стороны , мы отметили более высокую мотивацию среди инженеров : т . к . проверки стали проходить быстрее , они могли закрывать больше задач и , следовательно , больше заработать . С другой стороны , обслуживание систем безопасности стало совершенно прозрачным и для заказчика : он всегда видит , что было сделано и в какие сроки .

Еще хотелось бы добавить , что в CheckOffice есть аналитика , которой пользуются руководители многих подразделений . Просматриваются сводные отчеты о проверках и статистика , с помощью которых легко отследить , какое оборудование нуждается в замене или дополнительном контроле , какой объект самый проблемный , кто и как выполняет задачи и т . д .

Получается , если какой-то сотрудник тратит много времени на выполнение задач , то можно задуматься о замене кадров ?

Конечно ! Недавно нами был инициирован проект по развитию описательной аналитики платформы электронных чек-листов . Сейчас руководители уже могут отслеживать количество нарушений , но они также хотят использовать платформу и аналитические данные как инструмент для контроля исполнительской дисциплины не только горизонтально , но и вертикально , т . е . выявлять источники нарушений среди руководителей на всех уровнях компании . Поясню : нарушения могут носить субъективный и системный характер . Если системно нарушаются какие-то регламенты , заваливаются сроки , то это практически всегда вина руководителя . Таким образом , на основании аналитики можно не только контролировать эффективность работы сервисных специалистов , но и делать выводы о работе руководителей и принимать соответствующие кадровые решения .

У аналитики большой потенциал . Кому еще могут быть полезны аналитические данные , полученные на основе отчетов ?

Аналитика полезна и с точки зрения распределения ресурсов , а новый функционал , который будет разрабатываться , позволит оценить ущерб от нарушений сроков выполнения задач . Представим , что у нас есть две задачи , которые не были вовремя закрыты . Но , например , в одном случае проваленный дедлайн принесет компании значительный финансовый и репутационный ущерб , а в другом ничего особо страшного не случится , кроме выговора нерадивому сотруднику . Таким образом , компания может принимать решения по распределению ресурсов , отдавая максимум сил на более важные задачи и тем самым предотвращая большие потери .

Получается , что CheckOffice практически универсален ?

Думаю , платформа подойдет всем , кто хочет контролировать выполнение задач в компании , имея визуальное подтверждение результата , и повысить исполнительскую дисциплину . При этом каждая компания может составить необходимые чек-листы под себя . Ими активно пользуются обслуживающие компании , ритейл , больницы , клининговые компании , ЖКХ , специалисты по ремонту и т . д .

ГК « Император » использует приложение для контроля сервисных специалистов , по чек-листам также работают операторы удаленного видеомониторинга и инспектора по предотвращению потерь .

Приложением могут пользоваться только крупные компании или для небольших организаций это тоже рентабельное решение ?

Небольшие компании могут просто оформить подписку – это недорого , и , думаю , она окупится уже в ближайший месяц . Крупные компании возможно предпочтут коробочное решение с доработками под специфику своего бизнеса – этот вариант , конечно , дороже , но как вы уже поняли также вполне окупается .

Если CheckOffice настолько удобен , почему им еще не используют повсеместно ?

Думаю , не все компании на самом деле искренне стремятся к прозрачности своего бизнеса . Кто-то не нуждается в повышении эффективности , а кто-то боится узнать о системных нарушениях среди сотрудников и руководителей . Возможно , даже сами руководители выступают против такого решения , опасаясь , что впоследствии оно будет использоваться для контроля за ними же .

Конечно , это только подтверждает необходимость получения достоверной информации об исполнительской дисциплине и качественной аналитики нарушений по всем сотрудникам , в том числе и руководящему звену . Но чтобы ситуация менялась в лучшую сторону , а приложение работало , с полученной информацией нужно что-то делать . Не все готовы принимать сложные решения .

Но если вы хотите прозрачности для себя и для своих клиентов , то CheckOffice способен , по нашим подсчетам , увеличить эффективность и скорость выполнения задач на 40 %.