Журнал "Директор по безопасности" Ноябрь 2021 | Page 7

ФИЛОСОФИЯ ЗАЩИТЫ

Выбор подрядчика в области безопасности – этап минимизации рисков или попытка сэкономить ?

ДМИТРИЙ БУДАНОВ , исполнительный директор « Элит Секьюрити Холдинг »

За годы в индустрии корпоративной безопасности мне в том или ином виде довелось буквально сотни раз участвовать в процедурах закупок разных услуг в области безопасности - как на стороне исполнителя , когда мои услуги закупали клиенты , так и на клиентской стороне , когда я закупал услуги внешних вендоров . В этой статье я хотел бы поделиться своими наблюдениями и рекомендациями в области закупок услуг по безопасности на примерах международных и некоторых крупных российских компаний .

Сложно себе представить , тем не менее еще 10 – 15 лет назад услуги по безопасности зачастую закупались , минуя привычные ныне корпоративные закупочные процессы . Теперь это практически невозможно . Роль закупок и комплаенс в тендерных процедурах серьезно выросла , что на самом деле правильно . Но при этом за это время у закупок не появилось достаточно экспертизы и понимания категорий услуг по безопасности . Зачастую услуги по охране или информационные услуги закупаются по аналогии с услугами по уборке помещений или других . Что является большой ошибкой , так как услуги по охране и безопасности требуют понимания , как функционирует индустрия , специфики рынка и тд . При этом также зачастую я наблюдаю , что менеджеры по безопасности в компаниях максимально дистанцируются от процессов закупок услуг по безопасности , дабы не быть уличенными в « заинтересованности » в том или ином вендоре . Это скорее неправильно . В результате основной критерий при выборе поставщика в подавляющем большинстве случаев – это стоимость услуг ( она может « весить » до 70 и выше процентов среди остальных критериев ).

Что необходимо знать закупщикам об индустрии частных охранных услуг и безопасности в целом ? Рынок услуг по безопасности характеризуется разрушительным ценовым демпингом , колоссальной неуплатой налогов , ведением расчетов в « черную », предоставлением нелицензированного персонала , который работает в компаниях без надлежащего оформления , бесконечными цепочками субподрядов , страшным кадровым голодом , « откатами » и различными схемами по искусственному снижению налоговой нагрузки т . д . К сожалению , рынок сильно « загрязнен » огромным количеством мелких и средних компаний , которые не читают RFP и живут по принципу – « получим контракт , а потом разберемся ». Многие крупные компании стремятся к увеличению капитализации , « пожирая » все контракты без разбора , наращивая кредиторскую задолженность , при этом по итогам работают с нулевой или даже отрицательной прибыльностью . Об этом еще чуть ниже .

Использование электронных площадок для тендеров охранных и иных услуг по безопасности в итоге приводит к тому , что побеждает тот , кто дает самую низкую стоимость . При этом все остальные супер важные вопросы для оценки потенциального партнера – репутация , финансовая стабильность , наличие релевантного опыта , прозрачность ценообразования , грамотная организация работы и процессов и многое другое – просто остается « за бортом ».

Нельзя забывать про принцип должной осмотрительности – заказчик несет ответственность за налоговые риски своих вендоров . Учитывая , насколько активно используются различные схемы по уходу от налогов в охранной индустрии , это вполне реальный риск . И уже есть конкретные примеры , их будет больше со временем .

При выборе охранного предприятия нельзя отдавать на откуп участникам тендера определять самим минимальную зарплату сотрудников охраны – в этом случае закупки будут сравнивать « яблоки с апельсинами ». Необходимо требовать ( и в том числе подтверждать документально ), чтобы все участники тендера закладывали одинаковые зарплаты для охранников . С учетом того , что все платят ( если платят !) одинаковые налоги с одинаковых зарплат , единственное , в чем они будут в итоге конкурировать , это административные расходы и норма прибыли . Любой другой подход не гарантирует прозрачности процесса , а главное надо понимать , что в этом случае лучшая цена дается не из кармана владельца компании , а за счет снижения зарплат сотрудникам . Это в свою очередь , потом скажется на качестве услуг , нехватке кадров , кражах , инцидентах .

Надо помнить , что все без исключения частные компании в области безопасности являются предприятиями малого или среднего бизнеса . Это значит , что цикл финансового планирования у них не более 3 – 5 лет . Никто не готов работать без прибыли даже полгода . Те компании , которые живут из « одного котла » и готовы на словах работать без прибыли – когда за счет клиентов , которые дают прибыль , живут откровенно убыточные контракты – по сути обманывают клиентов , продавая один и тот же сервис за разные деньги ( по принципу – « за сколько купят , за столько и продам »).

Необходимо также обращать внимание , насколько компания вендора закредитована , есть ли в компании « финансовая подушка », вовремя ли платятся зарплаты сотрудникам , были ли в прошлом проблемы с фискальными органами ( разрывы по НДС ) и пр . Это исключительно важная и полезная информация . Сейчас стали часты случаи , когда охранные компании просто не в состоянии выполнять обязательства по договорам . Полученная « выгода » при выборе дешевого вендора может обернуться заказчику реальными потерями и дополнительными временными затратами . Я уже не говорю о том , что некоторые коммерческие предложения практически в открытую подразумевают « налоговые оптимизации », что является грубейшим нарушением комплаенс процедур .

Очень важный момент при выборе поставщика – физический визит в офис и / или на другие объекты потенциального вендора . Даже в условиях пандемических ограничений это вполне решаемая задача . Результаты таких визитов показательны и полезны в процессе принятия решения . В большинстве случаев красивые картинки в презентациях не имеют ничего общего с реальностью .

Необходимо проверять и требовать от вендоров наличие страхования гражданской ответственности ( не просто полисы , а сами договоры – оттуда станет понятно , в каких случаях могут случиться выплаты компенсаций по страховке ), не говоря уже о наличии стандартных политик и процедур ( планы по поддержанию непрерывности бизнеса , процедуры по мотивации сотрудников , планы по управлению кризисными ситуациями , системы KPI , организационная структура и др .).

Наконец к вопросу ценообразования . На примере Москвы и Санкт-Петербурга . Более-менее нормальной зарплатой рядового сотрудника охраны при работе строго в соответствии с трудовым законодательством считается не менее 40 тыс . руб . в месяц . Можно найти дешевле , но это будет либо вахта , либо охранник будет работать еще где-то , в любом случае трудно строить какие-либо ожидания от человека – пришел на работу , уже хорошо . При зарплате 40 тыс . руб . на руки часовая ставка должна быть порядка 243 руб . в час нетто или порядка 400 – 450 руб . в час для клиента с учетом всех налогов ( кроме НДС ), административных расходов ( страховки , форма , специальные средства , содержание офиса , подбор кадров и пр .) и 5 – 10 % прибыли предприятия . К слову , именно эта сумма является на данный момент ( пока только ) рекомендованной в последнем приказе Росгвардии , вышедшем в конце апреля 2021 г .

Росгвардия является одновременно регулятором рынка частных охранных услуг и конкурентом , предоставляющим такие же услуги клиентам . При этом основное отличие заключается в том , что Росгвардия работает по утвержденным тарифам , которые зачастую существенно выше и не подлежат обсуждению ( take it or leave it ).

В завершении статьи хотел бы также заметить , что при выборе поставщиков в области ТСБ ( технических средств безопасности ) важно учитывать такие критерии , как наличие собственных завершенных проектов ( именно своих , а не там , где компания была на суб-суб-суб подряде ), наличие допусков , лицензий и сертификатов , наличие собственных инженеров , проектировщиков и установщиков , платежеспособность , наличие собственного склада и оборудования на замену , скорость реагирования на заявки по обслуживанию .

Рынок информационных услуг ( проверки контрагентов , персонала , проведение расследований и т . п .) как раз более структурированный и предсказуемый по ценам , поэтому здесь в первую очередь необходимо обращать внимание на наличие релевантного опыта , репутацию и ценообразование .

МИХАИЛ БАЛЕВ , директор по стратегическому развитию « МИГ Стратегии Безопасности Бизнеса »

Оглядываясь на свой 30-летний опыт работы , имевшей непосредственное отношение к частной охране , полагаю , что у меня есть как минимум моральное право порассуждать на тему выбора подрядчиков для оказания охранных услуг , и надеюсь , мои суждения смогут оказаться кому-то интересными и полезными .

На заре становления частной охраны в России – в начале « лихих девяностых » – выбор в аспектах охраны для предпринимателей заключался в первую очередь в том , согласиться ли на охрану « бандитской крышей » или заключить договор с какой-нибудь из только начавших появляться частных охранных фирм . Если предприниматель делал принципиальный выбор все-таки в пользу сотрудничества с частной охранной фирмой , то выбирая , с какой именно фирмой работать , главным оценочным критерием было « доверие ». Сравнивать охранные фирмы по профессиональным возможностям , навыкам , репутации было очень сложно . Таких фирм поначалу было не так уж и много , репутацию они еще заработать не успели , а критерии профессионализма представлялись весьма расплывчато . А доверию откуда было взяться ? Конечно , только по рекомендациям . Понятно , что при таком подходе уровень цен на охранные услуги был довольно высоким и услуга была в определенном смысле эксклюзивной .

Со временем и с развитием компаний , функция выбора охраны большей частью перешла к руководителям служб безопасности , у которых уже было значительно более ясное представление о круге задач для охраны и уже вполне понятный набор профессиональных оценочных критериев . Но конкурс среди охранных фирм все равно был весьма условным . В первую очередь оценивалось , могут ли кандидаты обеспечить выполнение поставленных задач , а также весомость рекомендаций . В определении стоимости услуг ориентировались на средние расценки , потом торговались .

Охранных фирм стало больше , возможности выбора стали шире . « Эксклюзивности » стало меньше , следовательно расценки на охранные услуги стали снижаться . Охранников стало больше , соответственно неминуемо снизился средний уровень их профессионализма , отчего снизилось качество оказываемых услуг . Чрезвычайные происшествия по вине охранников стали происходить все чаще , но управленческие методики , призванные обеспечивать требуемое качество услуг даже при снижении профессионального уровня охранников , пока были для большинства охранных фирм незнакомы . Руководителями в охранных фирмах были большей частью отставные офицеры армии и милиции , соответственно и методы управления были армейско-милицейскими . Это не значит , что такие методы плохие . Просто частная охрана – это не государственная служба , а охранники – не солдаты . « Ать-два , лечьвстать » – это не работает в гражданской профессии , коей стала профессия частного охранника с появлением в марте 1992 г . Закона « О частной детективной и охранной деятельности в Российской Федерации ». Этот Закон , при всем его несовершенстве , закрепил за частной охраной официальный статус , ввел лицензирование и регламентировал требования к частным охранникам . Однако , к сожалению , всплеска уровня профессионализма охранников и качества работы охранных фирм не последовало . Большинство школ частной охраны к процессу обучения подходили формально и со временем скатились просто до продажи дипломов об обязательном образовании , необходимом для получения лицензии частного охранника .

С начала 2000-х годов охранные фирмы в России стали появляться , как грибы после дождя . Количество людей , работавших в охране , по численности стало сопоставимо с численностью армии . Вот и получилась армия бывших солдат и бывших командиров при практически полном отсутствии в ней менеджеров – профессиональных управленцев , способных оценивать риски , разрабатывать концепции , управлять бизнес-процессами , ставить задачи и контролировать их выполнение . При том , что в компаниях клиентов на должностях руководителей служб безопасности вместо прежних отставных полковников и генералов стали появляться менеджеры по безопасности новой формации – уже с современными представлениями о задачах корпоративной безопасности и методиках их решения . Зачастую общение руководителя службы безопасности с руководителем охранной фирмы напоминало разговор слепого с глухим . Но , к счастью , были и исключения . На рынке уже появились охранные компании не просто с амбициозными планами , но и с профессиональным пониманием того , как эти планы реализовать . Появилась надежда , что профессиональные компании вырастут и будут дальше развиваться , а непрофессиональные постепенно сами прекратят свое существование . Ан нет ! Не вышло . Во всяком случае , пока не вышло . Экономические кризисы повлияли на трансформацию подходов в работе компаний и так получилось , что процесс выбора подрядчика по оказанию охранных услуг стал просто одним из процессов закупки , причем зачастую на уровне закупок товаров широкого потребления . То есть там , где превалирующим критерием выбора является цена при « более-менее » равных качественных характеристиках . Вот только проблемой стало определение этих самых характеристик и их реальная профессиональная оценка …

В последнее время стало трендом , когда в процессе выбора подрядчиков по охране редко участвуют те , кто в состоянии профессионально оценить риски , проанализировать механизмы их снижения и ясно сформулировать те задачи , которые должны ставиться перед охраной . А тогда некорректно упрекать закупщиков в формализме подхода в выборе подрядчика по охране и в рассмотрении наименьшей стоимости услуг в качестве фактически единственного конкурсного критерия . Если непонятно , зачем охрана нужна , то не все ли равно , какая она будет ? Лишь бы дешевле ! Что это ? Глобальное заблуждение ? Ошибки в настройках бизнес-процессов отдельных компаний ? Тем временем , отсутствие взвешенного подхода при выборе подрядчика по охране чревато допущением ошибок , способных создать серьезные проблемы в будущем . Конечно , может и обойдется , если охрану наняли без особой надобности ! А вот там , где охрана действительно нужна для решения вполне конкретных задач , ошибочный выбор подрядчика может не только не минимизировать риски , а наоборот усугубить ситуацию , вплоть до кризисного состояния .

О каких рисках идет речь ? Как правило , наибольшее влияние охрана оказывает на минимизацию тех рисков , критичность которых для предприятия наиболее высока , а именно – приостановка деятельности компании , высокий материальный ущерб и ущерб репутации компании . Вероятность реализации риска возрастает , если по каким-то причинам подрядчик по охране недорабатывает – нарушает условия договора , допускает нарушения налогового и трудового законодательства , не соблюдает лицензионные требования . Такие нарушения наиболее распространены на объектах крупного ритейла и промышленных предприятиях , то есть там , где в смене охраны предусмотрено зачастую свыше 10 сотрудников и где охранным компаниям проще « незаметно » для клиента взять за правило допускать нарушения , снижая свою себестоимость и « компенсируя » для себя те скидки , которые были предоставлены клиенту для победы в тендере . В результате картина получается очень неприглядная . С одной стороны , закупщики выполнили свою работу , проведя « выгодную закупку », выбрав нужного подрядчика по минимальной стоимости . То есть вроде бы принесли пользу своей компании . Однако , фактически вреда от такой « выгодной закупки » может оказаться гораздо больше , чем пользы . Очевидно , что никакой подрядчик не станет работать себе в убыток , каким бы важным и « статусным » ни был клиент ! Если параметры контракта , необходимые для победы в тендере , являлись заведомо убыточными для подрядчика , то этот подрядчик будет всеми возможными способами снижать свою себестоимость , чтобы в результате контракт стал прибыльным . Соответственно , клиент не получит требуемый уровень оказания охранных услуг , следовательно вероятность реализации ключевых рисков возрастет , что в худшем случае может привести к катастрофическим последствиям .

Можно ли как-то снизить вероятность потерь на этапе выбора подрядчика по охране ? Можно , конечно . В первую очередь за счет профессионально проведенной заблаговременно оценки рисков , разработки мер по снижению рисков , ясной формулировки задач , ставящихся перед охраной , проведенного изучения потенциального подрядчика на предмет наличия у него реальных возможностей решать эти задачи должным образом . И разумеется , за счет взвешенного предварительного расчета возможной стоимости контракта с учетом реальной конъюнктуры рынка . Вот тогда можно будет говорить о проведении объективного тендера и о реальном сравнении соотношения « цена-качество » среди его участников .

Дополнительно , для повышения эффективности закупки , есть смысл в проведении независимого аудита соответствия подрядчика контрактным требованиям и условиям законодательства через 2 – 3 месяца после начала оказания им услуг . В этом случае есть возможность своевременно внести необходимые корректировки в работу подрядчика и в схему взаимодействия с ним . Другими словами , чтобы появилась реальная возможность с одной стороны научить ( или заставить ) подрядчика качественно выполнять свою работу в рамках бюджета , предусмотренного контрактом , а с другой стороны – сформировать реальное понимание со стороны клиента о том , что фактически можно ожидать от этого подрядчика и в какой степени этот подрядчик способен минимизировать соответствующие риски .

При таком подходе можно говорить о квалифицированном и эффективном выборе подрядчика по оказанию охранных услуг , способном принести реальную пользу в минимизации ключевых рисков клиента .