Журнал "Директор по безопасности" Август 2021 | Page 11

ТЕМА НОМЕРА : ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТОВ

Шесть вопросов об автоматической проверке контрагентов

Как понять , что ручного контроля уже недостаточно

Веб-сервисом , программой или модулем при проверке контрагентов пользуются 72,7 % компаний из общего числа опрошенных Контуром . При этом до сих пор не все ответственные за проверку сотрудники понимают , когда достаточно ручной работы , а в каких случаях сбор и анализ данных стоит доверить системе . Наш журнал спросил руководителя проекта API Контур . Фокуса Елену КАТАЕВУ , как определить , какой способ проверки клиентов и поставщиков подойдет вашей компании , зачем ставить партнеров на мониторинг и правда ли , что программы для автоматической проверки могут оставить без работы службу безопасности .

API Контур . Фокуса – сервис , с помощью которого можно настроить автоматическую проверку новых и уже действующих контрагентов . Он позволяет получать актуальную информацию о юрлицах , физлицах и ИП из 32 официальных источников в привычной информационной системе . Весь процесс занимает всего несколько минут .

Если появятся критические факторы и сведения , требующие внимания , система вас сразу оповестит . Это дает возможность оперативно оценить финансовые , налоговые риски и решить , стоит ли продолжать сотрудничество с партнером .

Отчеты о результатах проверки по данным API Контур . Фокуса можно представлять в ФНС или суд .

Как понять , в каких случаях компании требуется ручная проверка , а в каких – автоматическая ?

Для этого нужно ответить минимум на три вопроса . Первый : сколько контрагентов у вашей компании ? Если 500 и более , то , скорее всего , сотрудники тратят много времени и сил на запрос документов , их анализ , изучение данных на сайтах официальных ведомств . В противном случае велика вероятность столкнуться с налоговыми и другими рисками . Это рутинная работа , которую можно доверить системе . В этом случае служба безопасности будет тратить время только на тех контрагентов , которые нуждаются в детальной проверке .

Второй вопрос : находятся ли реквизиты контрагентов в актуальном состоянии и насколько это критично для бизнеса ? Если менеджеры не отслеживают изменения реквизитов , они могут вовремя не узнать , что у компании изменился адрес регистрации , контакты и пр . Например , в компании сменился руководитель . Это значит , вам нужно обновить реквизиты . Необходимо запросить у контрагента подтверждение изменений , чтобы убедиться , что все законно . А вовремя узнать об этом поможет автообновление данных .

И , наконец , насколько в вашей компании развиты бизнес-процессы ? Представим организацию , у которой небольшая служба безопасности , нет четкого регламента проверки и понимания , по каким критериям оценивать благонадежность . В этом случае не важно , сколько у нее партнеров – 100 или 10 000 , автоматизация ей не поможет . Максимальный эффект от автоматизации бизнес-процессов можно получить в тех случаях , когда потребность исходит от самого заказчика . Организация должна четко понимать , зачем ей это нужно и какой результат она хочет получить . Без грамотного подхода даже высокотехнологичные инструменты не смогут принести вам пользу .

Зачем ставить контрагентов на мониторинг ?

Чтобы избежать негативных сценариев , когда , например , компания оплачивает крупный счет , а на следующий день ее контрагент начинает процедуру банкротства . К сожалению , подобные ситуации типичны . По оценке проекта API Контур . Фокуса , лишь 30 % компаний проверяют свою клиентскую базу системно , 50 %, среди которых много корпораций , делают это лишь время от времени . Причем речь идет в основном о проверке новых контрагентов перед заключением сделки .

Команда проекта API Контур . Фокуса регулярно разбирает негативные кейсы клиентов . Чаще всего увидеть отрицательную динамику можно было за несколько месяцев или лет до кризисной ситуации . Но для этого нужно знать историю жизни контрагента . Если вы проверяете партнеров только перед заключением сделки , то по истечении нескольких лет с начала срока действия договора вряд ли сможете узнать , что полгода назад в отношении этой компании завели несколько исполнительных производств и арбитражных дел .

По оценке

30

проекта API Контур . Фокуса , лишь

% компаний

проверяют свою клиентскую базу системно

Приведите конкретный пример , когда благодаря мониторингу бизнесу удавалось избежать серьезного убытка .

Обычно я привожу обратный пример : когда компания не поставила контрагента на мониторинг и понесла убыток . Одна известная корпорация из ресурсодобывающей сферы , которая входит в топ-100 крупных компаний России , объявила конкурс на поиск подрядной организации . Потенциального победителя проверили на все возможные риски и не обнаружили ни одного тревожного фактора .

С подрядчиком заключили договор . На это ушло три месяца . Затем компанию проверили еще раз . Ее положение вновь не вызвало опасений . Через неделю пришел счет на 40 млн рублей . Его оплатили , еще через пару дней корпорация приступила к работе с организацией . Тут-то и выяснилось , что поставщик начал процедуру банкротства . Она была введена за два дня до оплаты счета .

Если бы корпорация ежедневно проверяла юрлицо с момента принятия решения о работе с ним по всем основным критериям с помощью мониторинга , то могла бы избежать убытка .

Может ли бизнес настроить собственную модель проверки по ключевым для него критериям ? Например , если компании важно вести глубокий анализ связей организаций , с которыми она заключает договор .

Если менеджер точно знает , что нужно его компании , например , анализ связей , то он , конечно , может настроить эти маркеры . Но чаще бывает наоборот . К нам приходят и говорят : « Мы хотим получить инструмент , который поможет настроить критерии оценки . Дайте нам “ таблетку ”». Для таких случаев мы разработали модули с преднастроенными маркерами , которые можно включать и выключать . При этом проверка происходит в программе 1С или любой другой , которой пользуются в компании .

Еще одно готовое решение – это скоринговый модуль . Он позволяет создавать разные списки контрагентов , делить их по категориям : клиенты , поставщики и пр . Настройки для каждого списка подбираются индивидуально . Так , в группе « Поставщики » важны критерии , связанные с налоговыми рисками . В группе « Клиенты » особое внимание стоит уделить финансовому состоянию , чтобы оценить , сможет ли контрагент выполнить обязательства .

Какие сложности чаще всего возникают у компаний на этапе интеграции API ?

Запуск автоматической проверки всегда влечет изменение бизнес-процессов внутри организации . Здесь важно суметь побороть страх перед новым . Еще одна трудность – найти ресурсы внутри компании для внедрения этих изменений . Например , руководство понимает , что автоматическая проверка необходима , но у IT-службы нет ресурса на интеграцию API . Из-за этого процесс может затянуться .

Иногда компании используют информационные системы , разработанные собственными силами . Интегрироваться в них не всегда просто . В этом случае мы используем готовые модули в качестве промежуточного звена . Проверка происходит в модуле , а он уже передает результат анализа в информационную систему . Например , скоринговый балл и рекомендации по работе с контрагентом .

Если речь идет о крупных международных корпорациях , то они , как правило , используют систему SAP . Доступ в нее предоставляет головная фирма из-за рубежа . Согласовать доработку и интеграцию сложно , а иногда практически невозможно . В этом случае делаем для компании собственное ПО .

Может ли автоматическая проверка заменить службу безопасности ?

Нет , это миф . Объясню почему . В API Контур . Фокуса максимально алгоритмизированы данные из официальных источников . Но всегда могут возникать ситуации , требующие ручного анализа . Например , если вы имеете дело с маркером « Адреса массовой регистрации ». По указанному адресу может быть ангар на окраине города , на который « повесили » несколько сотен юрлиц , или крупный бизнес-центр . Оба варианта система оценит одинаково . Так что стоит ли учитывать этот признак , сможет разобраться только эксперт .

В нашей практике был случай , когда благодаря автоматизации крупная торговая компания переориентировала службу безопасности с рутинных проверок на внутренние расследования . Мы помогли настроить скоринговую модель , и с ее помощью менеджеры отсеивали неблагонадежных контрагентов . Служба безопасности подключалась , только когда компания попадала в зону риска .

Освободившееся время специалисты посвятили случаям воровства на складе . Это работа требовала экспертизы и глубокого анализа . В результате количество подобных преступлений внутри компании удалось сократить на 70 %.