Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 69

Biuro może stać si˛e również centrum komunikacji wewn atrz
˛ organiza-
cji konwentu.
Zapisy na atrakcje. Standardowe działanie na wszystkich kon-
wentach. Uczestnicy zapisuj a ˛ si˛e na larpy, sesje i warsztaty. Ktoś musi
tym administrować, zbierać zapisy, we właściwym momencie je wy-
wiesić lub zdj ać,
˛ a na końcu przekazać listy prowadz acemu.
˛
Nawet
w sytuacji, gdy mamy przewidziane rozwi azania
˛
typu strona inter-
netowa lub aplikacja, które maj a ˛ służyć do zapisów, to potrzebujemy
punktów z pomoc a ˛ techniczn a ˛ dla osób b˛ed acych
˛
na bakier z techno-
logi a ˛ lub też w razie awarii sprz˛etu.
Obieg dokumentów. Na konwentach coraz cz˛eściej mamy po-
trzeb˛e podpisywania dokumentów, protokołów odbioru nagród czy
umów wolontariackich. Biuro dobrze spełnia rol˛e miejsca, gdzie to si˛e
b˛edzie odbywać. Szczególnie warto o to zadbać, gdyż bardzo cz˛esto
przechowywanie dokumentów wi aże
˛ si˛e z przepisami RODO, co ozna-
cza, że papiery z danymi osobowymi nie mog a ˛ radośnie leżeć gdzie
popadnie, a dost˛ep do danych osobowych powinien być ograniczony.
Polityka antyprzemocowa. Uwzgl˛edniaj ac
˛ to, że Biuro ma być
centralnym punktem, w którym uczestnicy zgłaszaj a ˛ si˛e ze swoimi
problemami, nie możemy wykluczyć scenariusza, że otrzymamy zgło-
szenie zwi azane
˛
z przemoc a.
˛ W zwi azku
˛
z tym, nawet jeżeli Biuro
oficjalnie nie jest przewidziane do takich zadań, to warto, by obsługa
wiedziała, jak si˛e zachować w przypadku zgłoszenia przemocy fizycz-
nej lub psychicznej, ale też złamania prawa. Bardzo ważne jest po-
traktowanie każdego takiego zgłoszenia z odpowiedni a ˛ powag a ˛ oraz
szacunkiem.
Chciałbym na koniec tej cz˛eści nadmienić, że w przypadku Pyrkonu
wprowadziliśmy rozróżnienie w zadaniach punktów informacyjnych
i Biura. Te pierwsze bowiem maj a ˛ si˛e ograniczać jedynie do trady-
cyjnej roli przekazywania informacji lub jej przyjmowania. Konkretne
sprawy załatwia si˛e jedynie w tym drugim.
Szacunek
Można na potrzeby organizacji imprez fanowskich stworzyć wiele bar-
dzo szczegółowych regulaminów, które b˛ed a ˛ określać różne aspekty
współżycia osób zgromadzonych na wydarzeniu. Podobnie jest ze
szkoleniami dla wolontariuszy i organizatorów. Można powiedzieć
wiele słów, przygotować precyzyjne procedury i zasady zachowania.
Wszystko to jednak powinno si˛e sprowadzać do nastawienia wszyst-
kich osób zaangażowanych w przygotowanie imprezy do jed-
69