Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 68

Zadania Biura Festiwalowego
Ważn a ˛ spraw a ˛ przy organizacji Biura Festiwalowego jest jasne okre-
ślenie jego zadań i wyraziste przekazanie tej informacji uczestnikom.
Poniżej przedstawiam kilka podstawowych możliwych użyteczności ta-
kiego miejsca na konwencie.
Skargi i zażalenia. Zakładamy, że mimo wszelkich starań, na im-
prezie mog a ˛ si˛e pojawić problemy i niedoci agni˛
˛ ecia, które zostan a ˛ zna-
lezione i zgłoszone do nas. Musimy nastawić si˛e, że osoby przycho-
dz ace
˛ z takimi sprawami nie chc a ˛ nas atakować, a jedynie przekazać
przydatn a ˛ organizatorom informacj˛e zwrotn a.
˛ Pozyskana w ten spo-
sób wiedza nie może trafiać w próżni˛e. Trzeba j a ˛ przetworzyć i wyko-
rzystać. Przykładowo, kiedy ktoś zgłasza nam, że w WC jest brudno, to
powinniśmy zadbać, żeby ta informacja trafiła do organizatora, który
b˛edzie w stanie temu zaradzić. Osobn a ˛ kwesti a ˛ s a ˛ oczywiście reklama-
cje finansowe. Tutaj też nie jesteśmy od tego, aby zbywać uczestnika
czy traktować go wrogo. Warto jednak zaznaczyć, że osoby decyzyjne
w kwestii ewentualnego zwrotu nie powinny być obecne przy skar-
dze. Odpowiedź lepiej przygotować później, żeby nie dawać okazji do
stwarzania sytuacji opartych na emocjach.
Punkt rzeczy znalezionych. Niezb˛edny na każdej imprezie. Lu-
dzie zawsze gubi a ˛ rzeczy i potem potrzebuj a ˛ pomocy organizatorów
w ich odnalezieniu. Owszem, można wyjść z założenia, że to nie nasz
problem, ale nie przysporzy to imprezie popularności. Warto pami˛e-
tać o spisywaniu zarówno znalezionych, jak i zgubionych rzeczy, co
znacznie ułatwia szukanie. Nast˛epny ważny punkt to weryfikacja, czy
faktycznie osoba, która si˛e do nas zgłasza, jest właścicielem przed-
miotu. Tutaj jednak nie należy przesadzić, by zestresowany strat a ˛
ważnej rzeczy uczestnik nie czuł si˛e jak na egzaminie. Ostatnia rzecz,
o której warto pomyśleć, to katalogowanie przedmiotów, które zostały
po imprezie i podanie informacji o tym, jak i do kiedy można je od-
zyskać. Warto już na etapie bież acego
˛
spisywania spływaj acych
˛
do
punktu przedmiotów stosować przyj˛ete przez zespół zasady katalogo-
wania. Dzi˛eki temu po imprezie wystarczy opublikować list˛e przed-
miotów, które nie wróciły do właścicieli.
Komunikacja. Biuro powinno si˛e stać jedynym kanałem komuni-
kacji mi˛edzy uczestnikami a organizatorami. Daje to pewność kon-
wentowiczom, że nie b˛ed a ˛ musieli szukać odpowiedniej osoby po ca-
łej imprezie. Nie musz a ˛ si˛e też zastanawiać, gdzie si˛e udać z jak a ˛
spraw a.
˛ Po prostu zawsze odpowiedzi a ˛ na to pytanie jest Biuro Fe-
stiwalowe. Jest to też ułatwienie dla organizatorów, gdyż staje si˛e
ono swego rodzaju sekretariatem pozwalaj acym
˛
im na spokojn a ˛ prac˛e.
68