Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 64
Obsługa uczestnika
w Biurze Festiwalu oraz
punktach informacyjnych
Maciej Kozieł
Na Festiwalu Fantastyki Pyrkon pocz atkowo
˛
przygotowywane były dwa
rodzaje udogodnień dla uczestników: pokoje przeznaczone dla twór-
ców programu i mediów oraz punkty informacyjne. Z roku na rok
zwi˛ekszała si˛e jednak liczba osób bior acych
˛
udział w wydarzeniu,
w zwi azku
˛
z czym narastała potrzeba stworzenia miejsca, które by-
łoby przygotowane do obsługi wszystkich odwiedzaj acych
˛
poznańsk a ˛
imprez˛e. W 2014 roku pojawił si˛e projekt Biuro Festiwalowe. Głów-
nym założeniem było to, aby każdy konwentowicz miał możliwość
załatwienia swojej sprawy w jednym punkcie, bez bycia odsyłanym
z miejsca na miejsce, bez szukania właściwego organizatora lub sali
po całej imprezie.
Wbrew pozorom nie było to zadanie proste, gdyż wymagało poko-
nania kilku trudności. Po pierwsze, należało przewidzieć, jakie sprawy
uczestnik imprezy może mieć do organizatorów. Po drugie, należało
przygotować procedury rozwi azywania
˛
tych zagadnień w jednym punk-
cie. Po trzecie zaś, należało przygotować odpowiednio cał a ˛ obsług˛e
Biura Festiwalowego, by nastawić j a ˛ na rozwi azywanie
˛
problemów bez
spychania ich na innych.
Działanie Biura Festiwalowego jest nieustaj acym
˛
procesem, ponie-
waż każdego roku uczestnicy przychodz a ˛ z innymi sprawami, zmie-
niaj a ˛ si˛e warunki, w których działamy i pojawiaj a ˛ si˛e nowe rozwi aza-
˛
nia techniczne, a co za tym idzie – wci aż
˛ musimy aktualizować pro-
cedury. Biuro Festiwalowe jest elastyczne i musi być dopasowane do
64