Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 64

Obsługa uczestnika w Biurze Festiwalu oraz punktach informacyjnych Maciej Kozieł Na Festiwalu Fantastyki Pyrkon pocz atkowo ˛ przygotowywane były dwa rodzaje udogodnień dla uczestników: pokoje przeznaczone dla twór- ców programu i mediów oraz punkty informacyjne. Z roku na rok zwi˛ekszała si˛e jednak liczba osób bior acych ˛ udział w wydarzeniu, w zwi azku ˛ z czym narastała potrzeba stworzenia miejsca, które by- łoby przygotowane do obsługi wszystkich odwiedzaj acych ˛ poznańsk a ˛ imprez˛e. W 2014 roku pojawił si˛e projekt Biuro Festiwalowe. Głów- nym założeniem było to, aby każdy konwentowicz miał możliwość załatwienia swojej sprawy w jednym punkcie, bez bycia odsyłanym z miejsca na miejsce, bez szukania właściwego organizatora lub sali po całej imprezie. Wbrew pozorom nie było to zadanie proste, gdyż wymagało poko- nania kilku trudności. Po pierwsze, należało przewidzieć, jakie sprawy uczestnik imprezy może mieć do organizatorów. Po drugie, należało przygotować procedury rozwi azywania ˛ tych zagadnień w jednym punk- cie. Po trzecie zaś, należało przygotować odpowiednio cał a ˛ obsług˛e Biura Festiwalowego, by nastawić j a ˛ na rozwi azywanie ˛ problemów bez spychania ich na innych. Działanie Biura Festiwalowego jest nieustaj acym ˛ procesem, ponie- waż każdego roku uczestnicy przychodz a ˛ z innymi sprawami, zmie- niaj a ˛ si˛e warunki, w których działamy i pojawiaj a ˛ si˛e nowe rozwi aza- ˛ nia techniczne, a co za tym idzie – wci aż ˛ musimy aktualizować pro- cedury. Biuro Festiwalowe jest elastyczne i musi być dopasowane do 64