Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONwersacje (2019) | Page 52

Na żadnym etapie konstruowania programu nie można zaniedbać
komunikacji – odpowiednio wczesnego poinformowania o przyj˛eciu
lub odrzuceniu punktu programu, wyznaczenia dla prelegentów i go-
ści osoby kontaktowej (np. szefa bloku tematycznego czy osoby odde-
legowanej do gości), informowania o zmianach, przesuni˛eciach itp.,
zarówno przed imprez a,
˛ jak i w trakcie. Organizator nie może baga-
telizować faktu, że prelegent potrzebuje czasu, by przygotować swoje
wyst apienie
˛
lub wprowadzić w nim zmiany. Nie można też lekko trak-
tować uwag czy oczekiwań prelegentów – jeżeli wpisali w formularzu,
że maj a ˛ ograniczenia czasowe, trzeba si˛e do nich dostosować; jeśli pro-
sz a ˛ o konkretny sprz˛et, np. nagłośnienie – powinni go dostać, a jeśli
nie dostan a,
˛ musz a ˛ si˛e o tym dowiedzieć wcześniej niż w momencie
rozpocz˛ecia prelekcji. W przypadku osób, które maj a ˛ w programie
wi˛ecej punktów warto zapytać jak najwcześniej, ile godzin s a ˛ w sta-
nie przygotować; czy wol a ˛ mieć swoje prelekcje w jednym ci agu,
˛
czy
porozrzucane po paru dniach trwania imprezy. Zapobieganie temu,
by prelegent miał wpisane punkty programu równocześnie jest oczy-
wistości a ˛ – a jednak niemal zawsze do tego dochodzi. Warto wi˛ec, by
przed publikacj a ˛ programu przejrzał go ktoś, kto nad nim nie pracował
– świeże spojrzenie może okazać si˛e nieocenione.
Prelegenci wykonuj a ˛ duż a ˛ prac˛e na rzecz konwentu; s a ˛ też jego
ambasadorami, bo nieraz przyci agaj
˛ a ˛ uczestników tematem lub swoj a ˛
osobist a ˛ charyzm a.
˛ Jednym z zadań organizatora jest dbałość o ich
komfort. Warto pami˛etać, by o najaktywniejszych prelegentów zadbać
intensywniej – zapewnić im posiłek czy dać im jakiś drobny prezent
z barterowej puli b adź
˛ dodatkowy promocyjny gadżet konwentu. Do-
brym pomysłem jest też przygotowanie dla prelegentów osobnego po-
mieszczenia, by mogli w nim przygotować si˛e do prelekcji, omówić
panel, odpocz ać,
˛ napić si˛e kawy czy wydrukować materiały.
Warto dołożyć starań, by program był różnorodny, by prezentował
różne spojrzenia, opinie i punkty widzenia. Choć program meryto-
ryczny jest tylko jednym z elementów konwentu, stanowi jego ważn a ˛
wizytówk˛e, a wszelkie porażki na tym polu s a ˛ widoczne – i zapami˛e-
tywane. Wpadki prelegentów i panelistów staj a ˛ si˛e wpadkami organi-
zatora. Twórcy programu maj a ˛ nieraz licznych odbiorców czy nawet
własnych fanów. To nierzadko osoby rozpoznawalne, a ich opinia jest
ważna i łatwo si˛e rozprzestrzenia. Negatywny odbiór w oczach pre-
legentów może przyczynić si˛e do niskiej oceny imprezy, a nast˛epnie
do spadku frekwencji na kolejnych edycjach. Podobnie jest z całym
programem – jako jedna z najlepiej widocznych i z pewności a ˛ naj-
lepiej dokumentowana cz˛eść imprezy stanowi jej wizytówk˛e, warto
52