Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017)

KONcepcje stworzenie niezliczonych plików z kontaktami, wymaganiami stoisk i zapotrzebowaniem sprzętowym, spisywanie godzin przyjazdów poszczególnych wystawców. To właśnie ta część jest najbardziej absorbująca i wymaga nie lada systematyczności, organizacji pracy, a przede wszystkim elastyczności pod względem godzin pracy. Trzeba bowiem pamiętać, że wystawcy to także ludzie – pracują zawodowo o różnych porach, mają prywatne życie i bywa, że trzeba poświęcić cały dzień, by domknąć kwestię jednego stoiska. W dodatku przez fakt, że stoiska programowe często organizowane są przez domy kultury, firmy związane z fantastyką czy organizacje studenckie, jest to także tworzenie PR-u oraz promocja zarówno naszej imprezy, jak i wielu innych, podobnie, a nawet w jeszcze większym stopniu, co Strefa Fantastycznych Inicjatyw, której idea opiera się na kontaktach z innymi organizacjami fantastycznymi. Stąd też konieczny jest ciągły kontakt z działem promocji, by uniknąć głupich pomyłek – dublowania wiadomości czy podawania rozbieżnych informacji. Jak już wspominałem, kontakt z wystawcami jest w tej pracy niebywale ważny. Wszelkie niedociągnięcia, nierozstrzygnięte kwestie czy niejasności mogą mieć fatalne skutki na samej imprezie. Zawsze trzeba się dowiedzieć, czy jeśli wystawca prosi o powierzchnię 40 m 2 , to czy ma to być powierzchnia stołów czy samego stoiska. Stoiska programowe to twór relatywnie nowy, dlatego często i ze strony organizatora, jak i ze strony instytucji, z którymi współpracuje, widać brak doświadczenia w udziale w tego typu imprezach oraz w tworzeniu Strefy Stoisk Programowych i Strefy Fantastycznych Inicjatyw, stąd też częste błędy wynikające z niezawinionej niewiedzy. Konwenty często opierają się także na dobrej woli wystawców, którzy wypożyczają sprzęt na czas trwania atrakcji czy w razie potrzeby przywożą własne wyposażenie stoiska. Trzeba mieć świadomość, że wypadki chodzą po ludziach i któryś wystawca może zapomnieć o przywiezieniu komputera, zgłoszeniu dodatkowej osoby do wejściówki czy zamówieniu stolika. Na tego typu sytuacje należy szczególnie wyczulić dział programu i logistyki. To właśnie koordynatorzy tych sekcji będą musieli próbować jak najszybciej dostarczyć brakujący sprzęt oraz w miarę możliwości uniknąć nieprzyjemnych i niepotrzebnych kłótni. Inne problemy organizacyjne, jakie wiążą się ze Strefą Stoisk Programowych, to na przykład niezgodność wymiarów stoisk. Nikt nie jest idealny i każdy może popełniać błędy. Warto zatem zostawić kilka zapasowych metrów przy odmierzaniu miejsca. Dzięki temu jedyne, co 58

Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 58