Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 21

Radosław „Rynvord” Polański plan pracy zespołu. Jak będzie on stworzony i w jakiej formie będzie prezentowany zespołowi organizatorskiemu, to kwestia elastyczna i tu wybór należy do głównego koordynatora. PRINCE2 jednakże idzie dalej i podpowiada, żeby ustalić w ramach danego projektu etapy pracy zespołu takie jak: start projektu, inicjacja projektu, fazy dostarczania produktów, domknięcie etapu, fazy kontroli, fazy nadzorowania, zamknięcie projektu. Konwenty, które organizujemy, nie potrzebują oczywiście zbyt rozbudowanego planu pracy, jednak jesteśmy w stanie zdefiniować kilka kluczowych momentów, które mogą posłużyć do określenia etapów (przykładowo: zamknięcie programu, zakończenie rozmów ze sponsorami, zamknięcie przedpłat). 6. Skupienie się na produktach (Focus on products) Jednym z najważniejszych postulatów PRINCE2 jest skupienie się na produktach. W innych metodach zarządzania projektami często nacisk kładziony jest na zadania i ich realizację. Wówczas mówi się o czynnościach i ich zakończeniu – przykładowo „planowanie”. PRINCE2 w tym przypadku podkreśla, iż istotny jest efekt końcowy – a więc „plan”. Metoda proponuje w tym obszarze konkretne narzędzie, tak zwany Product Base Planning. Takie podejście do planowania polega na rozbijaniu zadania na mniejsze komponenty. Konwent fantastyczny w takim wypadku można opisać przykładowo jako lokalizację, program, uczestników i materiały promocyjne. Lokalizacja to sale programowe, wyposażenie multimedialne, krzesła i stoły. Samo wyposażenie to ekrany, rzutniki multimedialne, komputery, głośniki itd. Każdy z komponentów rozpisanych w ten sposób jest niezbędny do prawidłowego przeprowadzenia konwentu, wymaga czasu na jego zabezpieczenie oraz przypisania osoby odpowiedzialnej za jego pozyskanie. Tym sposobem organizowano już konwenty w Polsce (Falkon), nie jest to jednak metoda szeroko rozpowszechniona, mimo że pozwala na jasne rozpisanie wszystkich kluczowych elementów naszych imprez. 7. Dopasowanie do potrzeb (Tailoring) To ostatni , ale niekoniecznie najmniej istotny element definiowany przez PRINCE2. Wszystkie elementy proponowane przez tę metodę powinny być używane rozważnie. Sama metoda pozwala na dostosowanie poszczególnych komponentów do wymogów danego projektu, nie definiuje się więc wszystkich elementów jako absolutnie obowiązkowych. Duża elastyczność zostawiona jest też w ramach doboru wykorzystywanych narzędzi. 21