Zbiór artykułów dla organizatorów imprez fanowskich KONcepcje (2017) | Page 21
Radosław „Rynvord” Polański
plan pracy zespołu. Jak będzie on stworzony i w jakiej formie będzie
prezentowany zespołowi organizatorskiemu, to kwestia elastyczna i tu
wybór należy do głównego koordynatora. PRINCE2 jednakże idzie
dalej i podpowiada, żeby ustalić w ramach danego projektu etapy pracy
zespołu takie jak: start projektu, inicjacja projektu, fazy dostarczania
produktów, domknięcie etapu, fazy kontroli, fazy nadzorowania,
zamknięcie projektu. Konwenty, które organizujemy, nie potrzebują
oczywiście zbyt rozbudowanego planu pracy, jednak jesteśmy w stanie
zdefiniować kilka kluczowych momentów, które mogą posłużyć do
określenia etapów (przykładowo: zamknięcie programu, zakończenie
rozmów ze sponsorami, zamknięcie przedpłat).
6. Skupienie się na produktach (Focus on products)
Jednym z najważniejszych postulatów PRINCE2 jest skupienie się na
produktach. W innych metodach zarządzania projektami często nacisk
kładziony jest na zadania i ich realizację. Wówczas mówi się o czynnościach
i ich zakończeniu – przykładowo „planowanie”. PRINCE2 w tym przypadku
podkreśla, iż istotny jest efekt końcowy – a więc „plan”. Metoda proponuje
w tym obszarze konkretne narzędzie, tak zwany Product Base Planning.
Takie podejście do planowania polega na rozbijaniu zadania na mniejsze
komponenty. Konwent fantastyczny w takim wypadku można opisać
przykładowo jako lokalizację, program, uczestników i materiały promocyjne.
Lokalizacja to sale programowe, wyposażenie multimedialne, krzesła
i stoły. Samo wyposażenie to ekrany, rzutniki multimedialne, komputery,
głośniki itd. Każdy z komponentów rozpisanych w ten sposób jest niezbędny
do prawidłowego przeprowadzenia konwentu, wymaga czasu na jego
zabezpieczenie oraz przypisania osoby odpowiedzialnej za jego pozyskanie.
Tym sposobem organizowano już konwenty w Polsce (Falkon), nie
jest to jednak metoda szeroko rozpowszechniona, mimo że pozwala na
jasne rozpisanie wszystkich kluczowych elementów naszych imprez.
7. Dopasowanie do potrzeb (Tailoring)
To ostatni , ale niekoniecznie najmniej istotny element definiowany przez
PRINCE2. Wszystkie elementy proponowane przez tę metodę powinny być
używane rozważnie. Sama metoda pozwala na dostosowanie poszczególnych
komponentów do wymogów danego projektu, nie definiuje się więc
wszystkich elementów jako absolutnie obowiązkowych. Duża elastyczność
zostawiona jest też w ramach doboru wykorzystywanych narzędzi.
21